Die Ausgangssituation
Durch den rasanten technologischen Fortschritt, insbesondere in Bereichen wie der Informationstechnologie, haben Unternehmen heute die Möglichkeit, viel mehr Daten über ihre Geschäftstätigkeiten zu sammeln, als jemals zuvor.
Die Verfügbarkeit von Daten ermöglicht Entscheidern dabei, ein umfassenderes Bild über die Geschäftstätigkeit zu erlangen, fundiertere Entscheidungen zu treffen und frühzeitig Zusammenhänge und Entwicklungen zu entdecken. Es ist folglich die Fähigkeit selbst, aus oftmals unstrukturierten Datenmengen entscheidungsrelevante Informationen zu generieren, die deshalb auf den heutigen Märkten zum wettbewerbsentscheidenden Faktor wird.
Auch das Industrieunternehmen stahlotec hat dies bereits erkannt, doch die Datenpflege und –aufbereitung gestaltete sich mit Microsoft Excel nur mühsam, da neue Daten stets manuell gepflegt werden mussten. Seit der Gründung, vor mehr als 15 Jahren, ist stahlotec von einem Zwei-Mann-Betrieb zum Spezialisten für die Verarbeitung und Bearbeitung von Edelstahl, Stahl, Aluminium und Kupfer, kontinuierlich gewachsen. Somit hat das Industrieunternehmen sein Leistungsspektrum stetig erweitert und die Unternehmensschwerpunkte neu gesetzt. Heute fertigt die stahlotec GmbH mit mehr als 60 Mitarbeitern und bildet 9 Lehrlinge in den Bereichen Metallbau und Büromanagement aus.
In Kooperation mit amexus sollte zunächst im Rahmen einer Reifegradprüfung die BI-Fähigkeit des Unternehmens ermittelt werden. Ziel war es, aus den Ergebnissen unternehmensindividuelle Maßnahmen abzuleiten, bevor sie in größerem Stil in das Thema investieren. Davon versprach man sich vor allem, zukünftige Entscheidungen, z.B. für oder gegen Investitionen, zukünftig besser treffen zu können – und das mit weniger Aufwand.
Das Projekt
Mit dem Ziel, den Entscheidungsprozess von Stahlotec nachhaltig zu optimieren, wurde ein Projektplan erstellt, dessen Fundament das von amexus konzipierte Reifegradmodell bildete. Dabei ergaben sich die folgenden Meilensteine als wesentlich für den Projekterfolg:
- Durchführung des Reifegradmodells (Fragebogen) – Interview mit ca. 7 Fragen zu jeder Ausprägung (Dimension) von Business Analytics – Anwendungsfall, Organisation, Methoden, Technologie, Daten
- Analyse der Ausprägungen – Betrachtung der Stärken/Schwächen/Chancen/Risiken sowie Ableitung einer Handlungsempfehlung
- Umsetzung der Handlungsempfehlung
Erkenntnisse zum Reifegrad von Stahlotec
Im Rahmen der Durchführung des Reifegradmodells konnten vielfältige Erkenntnisse gewonnen werden. Diese spiegeln sich in der Positionierung des Unternehmens in der Reifegrad-Matrix wieder.
Wie man der Matrix entnehmen kann, liegt Stahlotec im Rahmen unserer Bewertung in der sogenannten Strategischen Gruppe. Hier spielt Business Analytics zwar eine entscheidende Rolle für die Unternehmen und generiert auch Nutzen, beispielsweise in der kaufmännischen Abteilung, allerdings fehlt vielen Mitarbeitern die Methodenkompetenz, um die Vorteile für alle Bereiche der Organisation auszuspielen. In Abgrenzung zur innotivativen Gruppe spiegelt sich diese Revelanz nicht in einer vermehrten Technologienutzung wieder.
Weiterhin ergaben sich aus dem Interview die folgenden Ansatzpunkte:
- Senkung der Informationskosten – die Opportunitätskosten (z.B. durch die tägliche Aufbereitung der Excel-Tabellen) sind zu hoch
- Minimierung des Aufwands zur Bereitstellung von Business Analytics Informationen (z.B. durch die Standardisierung redundanter Arbeitsschritte)
- Verbesserung des Methoden-Know-hows (senkt u.a. auch den Bereitstellungsaufwand)
- Erhöhung der Qualität und Konsistenz der Daten (Die Datendimension stellt einen der größten Aufwandstreiber dar – die Daten sind zwar korrekt, erfordern allerdings einen hohen Aufbereitungsaufwand zur Nutzung im Business Analytics Kontext)
- Kontinuierliche Evaluation neuer Technologien und Abschätzung des Verhältnis von Technologiekomplexität zu konkretem Nutzen für Stahlotec
Ableitung konkreter Maßnahmen für Stahlotec
Das bedeutet ganz konkret …
1. Einführung von Microsoft Power BI
- Einsatz von PowerQuery zur automatisierten Konsolidierung und Aufbereitung der Daten (Implementierung eines schlanken ETL-Prozess)
- Aufbau eines Datenmodells und Anreicherung mit geeigneten Kennzahlen mit DAX (Data Analysis Expressions)
- Automatisierte Aktualisierung der Daten durch den Einsatz eines Data Gateway in Kombination mit Power BI Pro
Die Datendimension wird enorm verbessert: Der Aufwand zur Bereitstellung wird minimiert und die Opportunitätskosten werden deutlich gesenkt. Die Beschaffungskosten steigen zwar geringfügig, in Summe werden die Informationskosten jedoch massiv gesenkt.
2. Verbesserung des Methoden-Know-how durch Schulung ausgewählter Mitarbeiter (Themen: Power BI, Anwendungsfelder Business Analytics)
3. Perspektivisch: Einführung eines Data-Warehouses
Das Ergebnis
Durch den Einsatz des Reifegradmodells konnte innerhalb weniger Tage ein umfassender Überblick über die BI-Fähigkeit von Stahlotec gewonnen werden, der uns bereits ermöglichte in Zusammenarbeit mit Geschäftsführer Christian Neyer die ersten Maßnahmen umzusetzen. Inzwischen sind entscheidungsrelevante Informationen jederzeit abrufbereit, sodass Entscheidungen nicht – wie zuvor – aus dem Bauch heraus, sondern evidenzbasiert getroffen werden können. Weiterhin gehört die manuelle Aufbereitung von Excel-Dateien dank des Einsatzes von PowerQuery der Vergangenheit an.
Das spart nicht nur Zeit, sondern sichert auch das Fundament guter Entscheidungen.
„Zu Beginn stand ich dem Mehrwert der durch BI aufgearbeiteten Daten skeptisch gegenüber. Durch die Analyse des Reifegradmodells wurden viele Schwachstellen und Verbesserungspotentiale aufgedeckt, die wir in kurzer Zeit in sehr unkomplizierten Online Meetings bearbeitet haben. Heute kann ich anhand von sich selbst aktualisierenden Datenmodellen schnelle Entscheidungen treffen und habe alle Projekte „live“ im Blick. Durch die Verknüpfung der unterschiedlichen Systeme entfällt die aufwendige Datenerhebung im Backoffice. Ich freue mich auf eine kontinuierliche Weiterentwicklung und eine weiterhin spannende Zusammenarbeit.”
Stahlotec
Seit der Gründung, vor mehr als 15 Jahren, ist stahlotec von einem Zwei-Mann-Betrieb zum Spezialisten für die Verarbeitung und Bearbeitung von Edelstahl, Stahl, Aluminium und Kupfer, kontinuierlich gewachsen.
Somit hat das Industrieunternehmen sein Leistungsspektrum stetig erweitert und die Unternehmensschwerpunkte neu gesetzt. Heute fertigt die stahlotec GmbH mit mehr als 60 Mitarbeitern und bildet 9 Lehrlinge in den Bereichen Metallbau und Büromanagement aus.
amexus Informationstechnik
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