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Microsoft SharePoint als Dokumentenmanagementsystem
Entdecken Sie die Möglichkeiten von Dokumentenmanagement mit Microsoft SharePoint für den effizienten und strukturierten Umgang mit Dateien in Ihrem Unternehmen. SharePoint eignet sich mit seiner Vielzahl an Funktionen hervorragend als Dokumentenmanagementsystem für Unternehmen verschiedener Größen und Branchen, um die Produktivität zu steigern, die Zusammenarbeit teamübergreifend zu verbessern und die Sicherheit von Informationen zu gewährleisten. Die Lösung trägt unmittelbar dazu bei, dass Prozesse optimiert und Zeit- und Kosteneinsparungen realisiert werden können.
Interessant ist die Nutzung von SharePoint als DMS insbesondere für Unternehmen, die bereits Microsoft 365 im Einsatz haben. Dank der Integration in bestehende Arbeitsprozesse können Dokumente nahtlos zwischen verschiedenen Anwendungen wie Microsoft Teams oder OneDrive ausgetauscht werden. Darüber hinaus gewährleistet SharePoint eine hohe Sicherheit durch Zugriffsrechte und Protokollierung von Änderungen an den Dokumenten.
Ihre Vorteile von Dokumentenmanagement mit Microsoft SharePoint
Überzeugende Gründe für Dokumentenmanagement mit Microsoft SharePoint
Ein Dokumentenmanagementsystem hat unmittelbaren Einfluss auf die Produktivität und Zufriedenheit in Ihrem Unternehmen. Mit einer passgenauen Lösung für die individuellen Anforderungen Ihres Unternehmens beugen Sie neben Zeitverlust, auch Duplikaten und dem Verlust von Informationen sowie rechtlichen Problemen vor.
Hier zeigt sich ein wichtiger Vorteil von Dokumentenmanagement mit Microsoft SharePoint: Durch die Möglichkeit einer individuellen Implementierung und Konfiguration erreichen Sie in Ihrem Unternehmen maßgeschneidertes Dokumentenmanagement auf höchstem Niveau.
Das bietet das Dokumentenmanagement mit Microsoft SharePoint
Die großen Vorteile der Nutzung von Microsoft SharePoint als DMS liegt in der Integration in die Microsoft 365-Welt bzw. der kollaborative Ansatz. Microsoft 365 ist eine gesamtheitliche Plattform, die unterschiedliche Tools wie z.B. OneDrive, Teams, Planner und SharePoint miteinander vereint. So erhalten Sie eine maximal integrierte Lösung und vermeiden Insellösungen in Ihrem Unternehmen. Durch die Integration und Zusammenarbeit zwischen den angesprochenen Tools, kann bspw. Microsoft Teams angebunden werden oder Automatisierungen über die Microsoft Power Platform genutzt werden.
Damit bietet sich SharePoint als Microsoft 365-basierende Lösung als Alternative zu herkömmlichen Dokumentenmanagement-Systemen an und verfolgt natürlich ähnliche wirtschaftliche und effizienzsteigernde Effekte, wie die nativen Spezialprodukte. SharePoint als DMS adressiert somit primär solche Unternehmen, die im Rahmen ihrer kollaborativen Ziele bereits über eine Microsoft 365-Strategie – beispielsweise für ihren Digital Workplace – verfügen und nun auch eine DMS-Lösung implementieren möchten.
Mit Microsoft 365 und den integrierten Funktionen lassen sich auch automatisch Aktionen ausführen, die auf bestimmten Triggern beruhen – bspw. sobald ein neues Dokument erstellt/hochgeladen wird oder eine neue Version eines vorhandenen Dokuments veröffentlicht wurde. Auch die Zuweisung von Zugriffsrechten für bestimmte Benutzergruppen kann automatisiert werden, so dass Berechtigungsstrukturen über unterschiedliche Bereiche effizient ausgerollt werden können. Dies kann in unterschiedlichen Bereichen, wie das Qualitätsmanagement oder die Prozessdigitalisierung in unterschiedlichen Abteilungen, genutzt werden.
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