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Einer der größten Vorteile von SharePoint Online ist die Möglichkeit, ihn als zentrale Anlaufstelle für alle Unternehmensinformationen einzusetzen. Dabei können Informationen in Form von Dokumenten abgelegt oder mit Hilfe von Inhaltsseiten oder sogenannten News/ Nachrichten platziert werden. Mit der richtigen Schulung sind auch Mitarbeiter ohne IT-Affinität dank der intuitiven Benutzeroberfläche in der Lage, Informationen in einem Intranet einzustellen und zu verwalten. Sollte eine Information, wie zum Beispiel eine Unternehmensrichtlinie, sich ändern, so kann diese ganz ohne eine doppelte Datenhaltung schnell und einfach, fast wie in Microsoft Word, abgeändert und für alle Mitarbeiter veröffentlicht werden.

SharePoint Online zeichnet sich durch seine standardmäßig hohe Anpassungsfähigkeit aus. Unternehmen können das Layout und Design ihres Intranets an ihre spezifischen Bedürfnisse und ihre Markenidentität, zum Beispiel durch die Integration der Farben aus ihrem eigenen Corporate Design, anpassen. Durch die Anpassbarkeit von Layout und Design kann mit der richtigen Umsetzung ein repräsentative und auf die Unternehmenskultur abgestimmte Informationsplattform entstehen, die nicht nur die Arbeit erleichtert, sondern durch ihre Erscheinung auch die Identifikation der Mitarbeiter mit dem Unternehmen fördert.

Für Unternehmen, die wachsen oder deren Anforderungen sich ändern, ist die Skalierbarkeit von Microsoft SharePoint Online ein entscheidender Vorteil.

• Anpassung an Unternehmensgröße und -bedürfnisse

SharePoint Online kann an die Größe und die spezifischen Anforderungen eines Unternehmens angepasst werden. Das bedeutet, dass es sowohl für kleine Unternehmen als auch für große Organisationen, wie zum Beispiel ein Konzern, geeignet ist. Wenn ein Unternehmen wächst, kann das System problemlos erweitert werden, um mehr Benutzer, größere Datenvolumen und zusätzliche Funktionen zu unterstützen.

• Flexible Speicheroptionen

Unternehmen können je nach Bedarf ihren Speicherplatz erhöhen, ohne dabei die Leistung oder die Verfügbarkeit der Dienste zu beeinträchtigen. Dies ist besonders wichtig für Unternehmen, die mit großen Datenmengen in einem Intranet arbeiten möchten.

Ein nächstes Firmen-Event steht an oder das Update der Telefonanlage: Informationen, die für einen Mitarbeiter von großer Bedeutung sind und oftmals durch die dezentrale Verbreitung im Arbeitsalltag untergehen, gehören mit dem Intranet auf Basis von SharePoint Online der Vergangenheit an. Denn die Lösung ermöglicht es Unternehmen, Informationen und Ankündigungen zentral auf einer Plattform effizient zu verbreiten. Dies ist besonders für HR-Abteilungen von Vorteil, da sie wichtige Informationen und Richtlinien mitunter schnell an alle Mitarbeiter kommunizieren müssen.

Die Sicherheitsfeatures schützen sensible Unternehmensdaten und gewährleisten die Einhaltung von Datenschutzbestimmungen.

• Zugriffskontrolle und Berechtigungsmanagement

Administratoren und berechtigte Personen können genau festlegen, wer Zugriff auf bestimmte Informationen hat. Dies ist durch ein umfangreiches System von Berechtigungen möglich, dass es ermöglicht, den Zugriff auf Dokumente, Seiteninhalte und News abzustimmen. Darüber hinaus können Administratoren auf einer zentralen Ebene festlegen, dass Informationen innerhalb des Intranets lediglich mit Mitarbeitern der Organisation geteilt werden dürfen und nicht mit externen Personen. Diese Möglichkeit kann eine Fehlerquelle im Bereich des Teilens von Dokumenten enorm minimieren.

• Compliance und Datenschutzrichtlinien

SharePoint Online unterstützt die Einhaltung verschiedener Compliance -Standards und Datenschutzrichtlinien. Das ist insbesondere für Unternehmen, die in regulierten Branchen tätig sind oder internationale Geschäfte betreiben, von großer Bedeutung.

• Regelmäßige Updates und Sicherheitspatches

Als Teil von Microsoft 365 erhält SharePoint Online regelmäßige Updates und Sicherheitspatches, die sicherstellen, dass das System gegen die neuesten Bedrohungen und Schwachstellen geschützt ist. In der Regel merken die Endanwender nicht, wenn ein Update oder Sicherheitspatch eingespielt wird. Es wird lediglich daran gesehen, dass ggf. bei einem Update neue Optionen in der SharePoint Online -Umgebung sichtbar sind.

• Erweiterte Bedrohungserkennung und -management

SharePoint Online nutzt fortschrittliche Sicherheitstechnologien, um Bedrohungen proaktiv zu erkennen und zu verwalten, was eine zusätzliche Sicherheitsebene darstellt.

Ob im Büro, in einem Café oder beim Kunden: Mobilität gehört mittlerweile zu unserem Arbeitsalltag dazu. Aus diesem Grund ist die Zugänglichkeit von SharePoint Online ein richtiger Erfolgsfaktor. Die Nutzer benötigen lediglich eine Internetverbindung, um auf SharePoint Online und somit das Intranet zugreifen zu können. Zusätzlich zum üblichen Zugriff über einen Webbrowser gibt es von Microsoft eine Mobile App für SharePoint. Die Mobile App ist für Apple sowie Android -Devices zugänglich und beinhaltet einige hilfreiche Funktionen, wie die Benachrichtigung bei Neuigkeiten.

Als Teil von Microsoft 365 bietet SharePoint Online nahtlose Integrationen mit anderen Microsoft -Anwendungen wie Teams, Outlook und OneDrive. Für den Mitarbeiter bedeutet diese Möglichkeit, dass er seine gewohnte Arbeitsanwendung nicht verlassen muss, sondern auf Inhalte und Informationen des Intranets direkt zugreifen kann. Darüber hinaus bietet die Integration eines SharePoint Online in Microsoft Teams via Viva Connections ein verbessertes Sucherlebnis bei den Endanwendern. Mit der Kombination der formellen Kommunikation aus SharePoint Online und der informellen Kommunikation innerhalb von Microsoft Teams revolutioniert Microsoft die Kommunikation in Unternehmen.

SharePoint Online bietet eine Kombination aus Benutzerfreundlichkeit, Anpassungsfähigkeit, Integration und Sicherheit, die es zu einer idealen Lösung für das Unternehmensintranet macht. Ein Intranet mit SharePoint Online verbessert nicht nur die interne Kommunikation, sondern trägt auch zur Steigerung der Gesamtproduktivität bei. Durch seine Flexibilität und Skalierbarkeit kann es mit den Bedürfnissen eines Unternehmens wachsen, wodurch es zu einer zukunftssicheren Investition wird.

Neben den Vorteilen birgt ein modernes Intranet gerade für die nutzenden Mitarbeiter zunächst eine Umstellung. Es bedeutet oft, dass alte Strukturen und Denkweisen verändert werden müssen und einige Mitarbeiter eventuell ihre Komfortzone verlassen müssen. Um Informationen im Intranet zu teilen, können Mitarbeiter nicht mehr so einfach wie in einer E-Mail oder einer Word-Datei ihre Informationen in Form von Text aufschreiben und mit zwei Klicks (dezentral) verteilen. Eine Information sollte nun in SharePoint Online nicht nur aus einfachem Text, sondern auch aus weiteren Elementen wie einem Bild, einem Video oder einer Datei bestehen und ist über die Oberfläche von Microsoft SharePoint einzugeben. Bei entsprechender Schulung der Nutzer des neuen Intranets zeigt sich bereits nach kurzer Zeit der Mehrwert der Lösung und sorgt somit für einen Aufschwung im Unternehmen.