SharePoint Suche und Navigation optimieren

Inhaltsverzeichnis

SharePoint Suche und Navigation

Tipps für effizientes Arbeiten mit der Suche und Navigation in SharePoint

Eine effiziente Nutzung der SharePoint Suche und Navigation kann die Produktivität und Effizienz Ihrer Organisation erheblich steigern. Durch die Optimierung der Suchfunktionen, die Verbesserung der Navigation und die Implementierung von Best Practices können Sie sicherstellen, dass ihre Benutzer schnell und einfach die benötigten Informationen finden und effektiv arbeiten können.

Mit unseren Tipps können Sie sicherstellen, dass Ihre Organisation das volle Potenzial von Microsoft SharePoint ausschöpft und sich die Produktivität Ihrer Teams maximiert.

Microsoft SharePoint Suche

In der obersten Leiste Ihres SharePoints befindet sich ein Suchfeld. Je nachdem, auf welcher Ebene Sie sich befinden, durchsucht die SharePoint Suche nicht alle Inhalte. Befinden Sie sich auf einer Website, wird nur innerhalb dieser und nicht in Ihrem gesamten Intranet gesucht. Wenn Sie zurück auf die „Organisationsebene“ wechseln, können Sie von dort alle Inhalte Ihres Intranets durchsuchen. Für die SharePoint Suche gibt es die Standard-Filteroptionen „Dateien“, „Sites“, „Neuigkeiten“ und „Bilder“ – es können allerdings auch weitere Filter eingebunden werden.

Benutzer in SharePoint sehen nur Suchergebnisse für Inhalte, auf die sie Zugriff haben. Die Ergebnisse, die ein Benutzer sieht, unterscheiden sich also von denen, die anderen Benutzern angezeigt werden, auch wenn sie nach denselben Wörtern suchen.

SharePoint Suche
SharePoint Suche Filter

Microsoft SharePoint Navigation

In SharePoint gibt es drei unterschiedliche Navigationsmenüs: Globale Navigation, Hub-Navigation und Website Navigation. Jedes dieser Navigationsmenüs verfügt über drei Ebenen. Die globale Navigation ist von überall aus erreichbar, während die Hub-Navigation im gesamten Hub von jeder Website aus erreichbar ist und die Website Navigation nur auf jeder Seite einer Website aufrufbar ist.

Häufig wird in Microsoft SharePoint noch ein Bereich mit Quicklinks eingerichtet, der bei der Optimierung der Navigation ebenfalls beachtet werden sollte.

Globale Navigation SharePoint
Globale Navigation SharePoint
Hub-Navigation SharePoint
Website Navigation SharePoint

Herausforderungen für Nutzer der SharePoint Suche und Navigation

Hoher Zeitaufwand für Suchanfragen

Interne Absprachen zu Ablageorten notwendig

Strukturen sind unübersichtlich

Nutzer werden mit der Zeit frustriert

Warum sollten Sie die SharePoint Suche und Navigation optimieren?

Die Struktur Ihres Intranets ist die Basis, auf der alle Prozesse aufbauen. Wenn diese Basis nicht stimmt, dann haben Sie mit Effizienzeinbußen zu kämpfen. Im schlimmsten Fall nutzen Ihre Mitarbeiter das Intranet nicht, sodass es seine Mehrwerte nicht entfalten kann. Dokumente werden dann ggf. lediglich lokal gespeichert. Dadurch wird eine gemeinsame Bearbeitung erschwert und es wird oftmals mit veralteten Versionen gearbeitet.

Mit optimierten Strukturen finden Ihre Mitarbeiter schnell und einfach die benötigten Informationen. Damit verringern sich auch Supportanrufe. Ihr Intranet erreicht insgesamt ein besseres Image, sodass sich durch die stärkere Nutzung langfristig der Informationsaustausch im Unternehmen nachhaltig verbessert.

Tipps für die Optimierung der SharePoint Suche und Navigation

Optimierung der Navigation

Möchten Sie die Navigation Ihres Intranets systematisch optimieren, sollten Sie zunächst eine Bestandsaufnahme aller Seiten im Intranet durchführen. Falls vorhanden sollten Sie auch Nutzungsstatistiken und Suchanfragen auswerten. Bereinigen Sie in diesem Schritt auch Ihre Inhalte: Welche möchten Sie behalten, welche sollen gelöscht oder aktualisiert werden?

Für die Neustrukturierung der Inhalte in Ihrem Intranet sollten Sie Ihre Mitarbeiter hinzuziehen. Am besten setzen Sie verschiedene Gruppen ein. Die Mitarbeiter erhalten Karten mit den zu sortierenden Inhalten. Diese sollen Kategorien zugeordnet werden, so wie sie Ihre Mitarbeiter als inhaltlich zusammengehörig empfinden. Als letztes werden den sortierten Karten Kategorienamen gegeben. Aus den Ergebnissen aller Mitarbeitergruppen wird schließlich eine neue Struktur erarbeitet.

Anhand kleiner Suchaufgaben können Ihre Mitarbeiter testen, wie gut Inhalte in den neuen Strukturen zu finden sind. Je mehr Personen testen, desto besser! Je nach Unternehmensgröße sollten mindestens 50-75 Personen an der Testung teilnehmen. Pro Person ist mit einem Aufwand von 10-15 Minuten zu rechnen.

Dieses Vorgehen liefert Ihnen verlässliche statistische Aussagen darüber, wie gut die Inhalte in der neuen Struktur für Ihre Mitarbeiter auffindbar sind und wo die neuen Strukturen noch nicht funktionieren und entsprechende Anpassungen vorgenommen werden sollten.

Anhand der Ergebnisse können Sie eine detaillierte Anpassung Ihrer Strukturen vornehmen. Eine erneute Testung der überarbeiteten Strukturen hilft Ihnen dabei zu verstehen, ob die Anpassungen zu einer signifikanten Verbesserung geführt haben.

Optimierung der Suche

Die Suche in Ihrem SharePoint kann nur so gut sein wie die Inhalte, die Sie einstellen. Sind Ihre Inhalte veraltet, unzureichend verschlagwortet oder schlicht nicht die Inhalte, die Ihre Mitarbeiter benötigen, dann kann die Suchfunktion nicht ihren Nutzen entfalten.

Damit Sie diesem Szenario vorbeugen, sollten Sie eine Content Management Strategie erarbeiten, um Ihre Inhalte aktuell zu halten, nicht mehr benötigte Inhalte zu entfernen und benötigte Inhalte zu identifizieren und hinzuzufügen.

Für die maximale Leistung der SharePoint Suche sollten Sie auch Synonyme bzw. alternative Begriffe in Ihrem Intranet pflegen.

Führen Sie regelmäßige Analysen der Top 100 Suchwörter in Ihrem SharePoint durch. Werden dort Inhalte gesucht, die so noch nicht existieren? Können für eine bessere Auffindbarkeit der Inhalte neue Synonyme ergänzt werden?

Schulungen und Support

Eine effektive Nutzung von SharePoint setzt voraus, dass Ihre Mitarbeiter gut geschult sind und wissen, wie sie die verschiedenen Funktionen nutzen können. Ein erfolgreiches Schulungsprogramm richtet sich dabei nach den Anforderungen in Ihrem Unternehmen. Mit der richtigen Anleitung verbessert sich die Handhabung des Intranets durch Ihre Mitarbeiter erheblich. Indem Benutzer lernen, wie sie Suchabfragen korrekt formulieren und wie sie die Filteroptionen optimal einsetzen, können sie die Effizienz der Suche erheblich verbessern.

Stellen Sie sicher, dass Ihre Organisation das volle Potenzial von Microsoft SharePoint ausschöpft und die Produktivität über alle Teams hinweg maximiert.

Möchten Sie eine individuelle Beratung? Sprechen Sie uns gerne an!

Expertin für SharePoint Suche und Navigation amexus

Svenja Freitag