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SharePoint Online ist ein cloudbasierter Service, der über das Microsoft 365-Angebot verfügbar ist. Die Cloud-Version ermöglicht es Benutzern, auf Inhalte von überall aus zuzugreifen, sofern eine Internetverbindung vorhanden ist. Diese Lösung wird von Microsoft gehosted. Wenn Sie diese Option wählen, stellt Microsoft den Server für Sie bereit und Sie müssen sich keine Gedanken über die Verwaltung machen.

SharePoint On-Premises bezieht sich auf die traditionelle Version von SharePoint, bei der die Plattform auf Servern innerhalb der Organisation installiert und verwaltet wird.

Hierbei bleibt die Verantwortung für Hosting, das Lösen von Problemen und die Installation von Patches und Updates bei Ihnen.

SharePoint Online und On-Premises-Lösungen sind anpassbare Plattformen, die Unternehmen dabei helfen können, ihre produktiven Arbeitsabläufe zu optimieren. Beide Lösungen können für eine Vielzahl von Anwendungsfällen verwendet werden, aber es gibt einige Schlüsselunterschiede zwischen ihnen.

Nachfolgend vergleichen wir die Varianten:

Ein großer Unterschied zwischen SharePoint Online und On-Premises besteht in den Kosten. Die Kosten für SharePoint Online sind im Allgemeinen niedriger als die Kosten für On-Premises-Lösungen, da keine zusätzliche Hardware oder Software erforderlich ist. SharePoint On-Premises erfordert die Installation von Serverhardware und -software. Damit einhergehen in der Regel hohe Investitionen in IT-Infrastruktur.

SharePoint Online hingegen bietet ein flexibles Abonnement-Modell, bei dem Kunden monatliche oder jährliche Gebühren zahlen, um auf die Plattform zuzugreifen.

SharePoint On-Premises erfordert eine sorgfältige Planung und Implementierung, um sicherzustellen, dass es den Anforderungen der Organisation entspricht. Die Skalierung der Plattform kann eine Herausforderung darstellen, wenn das Unternehmen wächst oder sich verändert.

SharePoint Online hingegen bietet eine hohe Skalierbarkeit und Flexibilität, da die Plattform automatisch auf die Bedürfnisse der Organisation angepasst und erweitert werden kann. Die Lösung skaliert automatisch, sodass Sie keine Performanceeinbußen spüren.

Vorweg: Beide Varianten bieten Ihnen ein sehr hohes Sicherheitsniveau. Bei der On-Premise-Variante haben Sie eine sehr hohe Kontrolle und Datensicherheit, da Sie Hosting und Verwaltung lokal selbst übernehmen. Ihr Unternehmen ist somit verantwortlich für Virenschutz und Maßnahmen zur Sicherung vor Ausfällen. Updates und Patches sollten von Ihrer IT-Abteilung oder Ihrem IT-Dienstleister zeitnah installiert werden.

SharePoint Online bietet ebenfalls hohe Sicherheit, da Microsoft eine Vielzahl von Sicherheits-Maßnahmen implementiert hat, um die Plattform vor Bedrohungen zu schützen. Die Daten werden jedoch in der Cloud gespeichert, was für einige Organisationen ein Sicherheitsrisiko darstellen kann. Microsoft bietet erweiterte Compliance und Security Features out of he box an. Diese können hinzugebucht werden. Als Hersteller garantiert Ihnen Microsoft für seine Cloud-Dienste zudem eine hohe Verfügbarkeit (Service Level Agreements). Die Wartung durch Microsoft reduziert die Belastung für Ihre IT-Abteilung spürbar.

Features und Anpassbarkeit von Microsoft SharePoint sind ein weiteres Entscheidungskriterium für Unternehmen. Bei SharePoint On-Premises müssen neue Features durch Updates manuell installiert werden. Die Featureverteilung erfolgt insgesamt langsamer. Durch Individualentwicklungen lässt sich die lokale SharePoint-Variante sehr flexibel und nach den Bedürfnissen von Unternehmen anpassen.

SharePoint Online legt ein anderes Tempo ein: Durch automatische Updates von Microsoft ist Ihr SharePoint immer up-to-date. Somit erhalten Sie schnellen Zugriff auf Verbesserungen und neue Features. Zudem sind Features durch Pläne zubuchbar.

SharePoint On-Premises kann in vorhandene Systeme und Anwendungen der Organisation integriert werden, um eine nahtlose Erfahrung für Benutzer zu gewährleisten. Hier kann individuell nach Bedarf des Unternehmens programmiert werden. Insgesamt bietet die lokale Variante sehr hohe Individualisierungsmöglichkeiten durch Entwicklungen und Erweiterungen. Die verschiedenen lokalen SharePoint-Versionen (2016/2019/Standard/Enterprise) sind untereinander nicht direkt kompatibel.

SharePoint Online ist als Lösung voll in die Cloud-Welt von Microsoft 365 integriert, was Usability und Effizienzvorteile bringt. Die Cloud-Version ist durch Individual- und 3rd-Party Entwicklungen auf Basis der Graph API erweiterbar. Allerdings werden nicht alle Anpassungen durch Microsoft unterstützt.

Unser Fazit ist, dass es keine einfache Antwort auf die Frage gibt, was am besten für Ihr Unternehmen geeignet ist: SharePoint Online oder SharePoint On-Premises. Es kommt darauf an, welche Art von Projekten Sie liefern müssen, wie viel Kontrolle und Flexibilität Sie benötigen und welche Investitionen Sie bereit sind zu tätigen. Wenn Ihr Unternehmen ein kleines Budget hat und die meisten Benutzer Zugriff auf die gleichen Funktionen haben müssen, kann SharePoint Online eine lohnende Investition sein. Wenn jedoch mehr Kontrolle, Flexibilität und Skalierbarkeit erforderlich sind, dann ist SharePoint On-Premises möglicherweise die bessere Option.

Beide Optionen bieten starke Funktionen und sind in der Lage, den Bedürfnissen Ihres Unternehmens gerecht zu werden. Egal ob Sie sich für den Einsatz von SharePoint Online oder On-Premises entscheiden, stellen Sie sicher, dass es mit der Infrastruktur Ihres Unternehmens kompatibel ist und mit anderen Systemen integriert werden kann. Denken Sie auch daran, dass eine Kombination beider Optionen manchmal am besten funktioniert. Mit dieser Kombination behalten Sie die vollen Vorteile von SharePoint On-Premises bei und erhalten zusätzliche Funktionen aus dem Cloud-Bereich. Mehr zu Ihren Optionen für eine gelungene SharePoint Migration finden Sie in unserem Beitrag: Erfolgreiche SharePoint Migration.

Dank der verschiedenen Möglichkeiten von SharePoint Online und SharePoint On-Premises wird es Ihnen leicht fallen, ein Setup zu finden, das Ihren Anforderungen entspricht und gleichzeitig preisgünstig ist. Um herauszufinden, welche Lösung für Ihr Unternehmen am besten geeignet ist, sollten Sie sich mit den Vor- und Nachteilen beider Optionen vertraut machen sowie die spezifischen Anforderungen an Ihr Projekt berücksichtigen. Dies wird Ihnen helfen zu entscheiden, welche Option besser für Ihr Unternehmen geeignet ist.