DMS Kosten: Digitales Dokumentenmanagement erfolgreich planen
Inhaltsverzeichnis
- Kosten und Preismodelle für Dokumentenmanagementsysteme
- Diese Faktoren beeinflussen die Preisgestaltung
- Übersicht über einmalige und laufende DMS Kosten
- DMS Kosten im Vergleich: On-Premises vs. Cloud
- Zusatzkosten bei der Implementierung eines DMS
- Diese Einsparungspotenziale bringt ein digitales DMS
- Wirtschaftliche Betrachtung der Investition in ein Dokumentenmanagementsystem
Kosten und Preismodelle für Dokumentenmanagementsysteme
Ein Dokumentenmanagementsystem bietet eine strukturierte Lösung, um Dokumente zu speichern, zu verwalten und zu archivieren. Damit bringt es Unternehmen viele Vorteile. Doch wie sehr profitieren sie im Alltagsgeschäft tatsächlich von einem DMS? Lohnt sich die Investition in ein solches System? Welche Kosten kommen auf die Unternehmen zu? Die detaillierte Analyse der wichtigsten Faktoren trägt wesentlich dazu bei, die DMS Kosten realistisch einzuschätzen und eine informierte Entscheidung zu treffen.
In diesem Blogbeitrag beleuchten wir verschiedene Faktoren, die die Kosten eines DMS beeinflussen, vergleichen Preismodelle und analysieren zusätzliche Kosten, die bei der Implementierung eines DMS entstehen können. Auf dieser Basis hilft Ihnen eine transparente Kostenübersicht, einen umfassenden Überblick über alle anfallenden Ausgaben zu behalten und die Wirtschaftlichkeit des DMS abschätzen zu können.
Diese Faktoren beeinflussen die Preisgestaltung
Digitale Prozesse sind so vielfältig und individuell, dass sich nur schwer ein Preisschild X dranheften lässt. Auch bei digitalen Dokumentenmanagementsystemen ist die Benennung eines konkreten Preises daher nicht pauschal möglich. Konkrete Kosten lassen sich dann ermitteln, wenn die individuellen Faktoren für das jeweilige Unternehmen bekannt sind.
Zu den wichtigsten Fragen gehören die folgenden:
- Wie groß ist das Unternehmen?
- Wie viele Nutzer hat das System? Wie viele Lizenzen müssen erworben werden?
- Welche Funktionen werden benötigt? Wie viele Konfigurationen müssen individuell vorgenommen werden?
- Wie viele Systeme müssen an das DMS angebunden werden?
- Für welche Systeme werden Schnittstellen benötigt?
Pauschal lassen sich dazu die folgenden Aussagen treffen: Einfache DMS-Lösungen sind günstiger als Systeme mit erweiterten Funktionen wie Workflow-Automatisierung oder Integration in andere Unternehmenssoftware.
Weitere Faktoren sind die Art der Implementierung (On-Premises vs. Cloud) und der Grad der benötigten Anpassungen und Schulungen. Auch die Benutzerfreundlichkeit der Software spielt eine wesentliche Rolle, denn je intuitiver die Funktionen gestaltet sind, desto schneller können Ihre Mitarbeiter die neue Lösung nutzen und somit ihre Produktivität steigern. Langfristig gesehen, können durch kluge Investitionen in ein effektives DMS erhebliche Einsparungen erzielt werden.
Übersicht über einmalige und laufende DMS Kosten
Bei der Implementierung eines DMS fallen sowohl einmalige als auch laufende Kosten an. Einmalige DMS Kosten umfassen die Implementierungskosten und Schulungen. Laufende Kosten hingegen beinhalten Lizenzen, Wartungs- und Supportgebühren, Kosten für Updates und mögliche Cloud-Abonnementgebühren.
Eine klare Übersicht dieser Kosten ist entscheidend für die Budgetplanung:
| Kostenart | Einmalig | Laufend |
|---|---|---|
| Lizenzgebühr (Miete) | X | |
| Implementierung | X | |
| Schulung | X | |
| Wartung und Support | X | |
| Updates | X |
DMS Kosten im Vergleich: On-Premises vs. Cloud
Die Wahl zwischen On-Premises und Cloud-basierten Lösungen hat einen erheblichen Einfluss auf die DMS Kosten. On-Premises-Lösungen erfordern hohe Anfangsinvestitionen in Hardware und Aufbau der Struktur, sowie laufende Kosten für Lizenzen, Wartung und IT-Support. Cloud-Lösungen dagegen bieten eine deutlich flexiblere Handhabung bei der Implementierung, als auch der Verwaltung der jeweiligen Add-Ons.
Werden die DMS Kosten gegenübergestellt, ergibt sich für die jeweiligen Aufwände der On-Premises vs. Cloud-Lösung folgende Einschätzung:
Testen Sie d.velop documents: Ihre kostenlose 30-Tage-Testversion
Erleben Sie die Zukunft der digitalen Dokumentenablage völlig kostenlos und unverbindlich für 30 Tage mit der Testversion für d.velop documents! Die umfassende Testversion bietet Ihnen eine einzigartige Gelegenheit, die Leistungsfähigkeit und Effizienz einer fortschrittlichen Dokumentenmanagement-Software in Ihrem eigenen Arbeitsumfeld zu entdecken.
Zusatzkosten bei der Implementierung eines DMS
Neben den bisher aufgeführten Kosten gibt es weitere Ausgaben, die bei der Einführung eines Dokumentenmanagementsystems anfallen können. Dazu gehören folgenden Kosten:
– Kosten für die Datenmigration, wenn bestehende Dokumente in das neue System übertragen werden müssen
– Ausgaben für die Integration des DMS in bestehende IT-Infrastrukturen
Außerdem können zusätzliche Schulungen und Change-Management-Maßnahmen erforderlich sein, um die Akzeptanz des neuen Systems bei den Mitarbeitern zu gewährleisten. Die richtigen Funktionen und der passende Support sind auch hier entscheidend, um sicherzustellen, dass Ihr DMS-System optimal genutzt wird. Wenn Ihre Mitarbeiter sich mit dem System wohlfühlen, steigt der Nutzen der Prozessdigitalisierung in Ihrem Unternehmen erheblich.
Diese Einsparungspotenziale bringt ein digitales DMS
Wirtschaftliche Betrachtung der Investition in ein Dokumentenmanagementsystem
Die Investition in ein Dokumentenmanagementsystem ist eine strategische Entscheidung, die sich kurz-, mittel- und langfristig auszahlt. Während die initialen DMS Kosten und die laufenden Gebühren nicht unerheblich sind, überwiegen die Vorteile in Form von Zeitersparnis, verbesserter Dokumentensicherheit und erhöhter Effizienz. Ein sorgfältiger Vergleich der verfügbaren Lösungen und eine realistische Einschätzung der eigenen Anforderungen helfen dabei, die beste Entscheidung für das Unternehmen zu treffen.
Letztlich ist ein gut implementiertes DMS nicht nur eine Kostenstelle, sondern ein wertvolles Werkzeug zur Steigerung der Produktivität und Wettbewerbsfähigkeit. Viel Gewicht hat hierbei natürlich auch die Wirtschaftlichkeit und vor allem das Einsparpotential durch die Zeitersparnisse und Effizienzsteigerungen. Ein gut implementiertes DMS kann somit nicht nur als Kostenfaktor betrachtet werden, sondern als Investition in eine zukunftssichere Unternehmensstruktur.
Möchten Sie eine individuelle Beratung? Sprechen Sie uns gerne an!
