DMS in der Baubranche: Effizienzbooster oder Stolperstein?
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Digitales Dokumentenmanagement in der Bauwirtschaft
Der Bau eines zehnstöckigen Verwaltungsgebäudes ist ein komplexes Großprojekt, bei dem nichts dem Zufall überlassen werden darf. Während die Verantwortlichen auf der Baustelle das große Ganze im Blick behalten, wachsen in den Büros die Papierberge. Unzählige Dokumente begleiten jedes Bauprojekt von der ersten Skizze bis zur finalen Abnahme. Da stellen sich die Fragen: Wie behält man den besten Überblick? Was kann ein DMS in der Baubranche leisten?
Ist die Papierlawine zu stoppen?
Egal ob in der Planungsphase oder mitten in der Bauausführung – die Menge an Dokumenten ist groß: Vom Anforderungskatalog über Leistungsverzeichnisse bis hin zu Abnahmeprotokollen muss alles dokumentiert, abgelegt und bei Bedarf schnell gefunden werden. Bei papierbasiertem Arbeiten sind Dokumente allerdings oftmals verstreut abgelegt und damit schwerer auffindbar oder gehen im schlimmsten Fall verloren.
Ein strukturiertes Dokumentenmanagement ist daher essenziell für einen reibungslosen Ablauf komplexer Bauvorhaben. Das klingt logisch, doch wie sieht es in der Praxis aus? Wie viel Zeit und Ressourcen fließen bei der Arbeit mit Papierdokumenten oder bei mangelnder Struktur tatsächlich in die Suche nach der richtigen Akte oder dem entscheidenden Plan? Und welche Fehler, die sich bei der manuellen Bearbeitung einschleichen, könnten längst vermieden werden?
Der digitale Ansatz: Wunderwaffe oder Mogelpackung?
Bei optimaler Umsetzung verspricht ein digitales Aktensystem das lückenlose Dokumentieren und Abrufen aller projektbezogenen Informationen in Sekundenschnelle. Viele Unternehmen in der Baubranche setzen daher zunehmend auf digitale Aktensysteme. Die Idee dahinter: Alle relevanten Dokumente – seien es Baupläne, Genehmigungsunterlagen oder Bautagesberichte – sollen jederzeit und überall zugänglich sein. Keine Sucherei, kein Verlust, maximale Transparenz!
In der Praxis zeigt sich, dass die Einführung und allem voran die konsequente Nutzung digitaler Dokumentenmanagement-Systeme kein Selbstläufer ist. Der Erfolg dieser Systemen hängt eng mit der Strukturierung der Inhalte, dem reibungslosen Ablauf der neuen digitalen Unternehmensprozesse und der Akzeptanz sowie Tool-Sicherheit der Nutzer zusammen. Projektleiter und Geschäftsführer stehen daher vor der Aufgabe, ein passendes System auszuwählen, dies nahtlos in bestehende Prozesse zu integrieren und die Mitarbeiter für die neue Technologie zu begeistern. Gelingen diese essenziellen Schritte, ist auch die Bezeichnung Wunderwaffe für diese leistungsstarken Systeme gerechtfertigt.
Diese Vorteile bietet Ihnen ein DMS in der Baubranche
Verschenken Sie ungenutztes Potenzial?
Stellen Sie sich vor, Sie könnten auf Knopfdruck jedes Dokument, jeden Plan und jedes Protokoll einsehen, egal wo Sie sich befinden. Wie viele Ihrer aktuellen Herausforderungen würden sich damit erledigen? Wie viel Zeit würden Sie einsparen?
Das klingt zunächst nach einem einfachen Szenario, das sich mit wenigen Klicks erledigen lässt. Die Bedeutung einer durchdachte Strategie, ein Willen zur Veränderung und vor allem die für Ihre Unternehmensprozesse und Mitarbeiter passende Softwarelösung dürfen für den Erfolg von digitalem Dokumentenmanagement in der Bauwirtschaft jedoch keinesfalls vernachlässigt werden.
Möchten Sie den digitalen Wandel Ihrer Prozesse konsequent angehen und die damit verbundenen Vorteile voll ausschöpfen? Wir zeigen Ihnen in einem unverbindlichen Gespräch gerne die Möglichkeiten, die ein DMS für Ihre Bauprojekte bereithält. Profitieren Sie von unserer tiefen Kenntnis der Baubranche und der jahrelangen Erfahrung unserer Experten in der Implementierung und dem strategischen Einsatz von digitalem Dokumentenmanagement.
Wir beraten Sie gerne!
