Digitale Dokumente archivieren
Inhaltsverzeichnis
- Gesteigerter Unternehmenserfolg durch digitale Dokumentenarchivierung
- Diese Vorteile bringt Ihnen digitales Dokumente Archivieren
- Die Herausforderungen beim Dokumente Archivieren
- Strategien zur effektiven Organisation von digitalen Dokumenten
- Digitale vs. analoge Archivierung von Dokumenten
- Die richtigen Tools für das Archivieren digitaler Dokumente
- 4 Tipps für die langfristige Aufbewahrung
- Mit der richtigen Dokumentenarchivierung den Überblick behalten
Gesteigerter Unternehmenserfolg durch digitale Dokumentenarchivierung
Die richtige Archivierung von Dokumenten ist ein oft unterschätzter Erfolgsfaktor für Unternehmen: Ob Rechnungen, Verträge oder E-Mails – jeden Tag sammeln sich unzählige Informationen an, die nicht nur sicher gespeichert, sondern auch leicht zugänglich sein müssen. Viele dieser Informationen und Dokumente sollen auch in Teams oder Abteilungen gemeinsam bearbeitet und eingesehen werden können. Dabei gestaltet sich die Kollaboration mit verteilten Standorten oder Home- und Remotearbeit oft als schwierig. Eine gut organisierte Ablage spart nicht nur Zeit und Geld für Ihr Unternehmen, sondern hilft auch, rechtliche Vorschriften einzuhalten.
In diesem Artikel erfahren Sie, warum das Dokumente Archivieren so wichtig ist und wie Sie Ihre digitalen Dokumente mit der richtigen Softwarelösung effizient und sicher verwalten können.
Diese Vorteile bringt Ihnen digitales Dokumente Archivieren
Die Herausforderungen beim Dokumente Archivieren
Eine gute Organisation der Dokumente ist weit mehr, als nur eine Frage des simplen „Aufräumens“, denn beim Thema Dokumentenarchivierung stoßen viele Unternehmen schnell auf Herausforderungen:
Unübersichtlichkeit
Ohne klare Struktur und regelmäßiges Aufräumen können sowohl digitale als auch analoge Ablagen schnell unübersichtlich werden.
Platzprobleme
Analoge Akten nehmen viel Raum ein und füllen schnell ganze Schränke oder sogar Räume.
Sicherheitsfragen
Wichtige Dokumente müssen vor Verlust und unbefugtem Zugriff geschützt werden.
Rechtsvorgaben
Unternehmen müssen gesetzliche Vorgaben wie Aufbewahrungsfristen und Datenschutzvorschriften beachten.
Strategien zur effektiven Organisation von digitalen Dokumenten
Um den Überblick zu behalten, ist eine durchdachte Organisation entscheidend. Hier ein paar wichtige Tipps:
Digitale vs. analoge Archivierung von Dokumenten
Das sind die Vor- und Nachteile
Sowohl die digitale als auch analoge Archivierung von Dokumenten haben ihre Stärken und Schwächen:
| Kriterium | Digital Dokumente archivieren | Analog Dokumente archivieren |
|---|---|---|
| Zugriff | Flexibel, von überall team-/ abteilungsübergreifender Zugriff | Aufwendig, nur vor Ort und zeitintensiv |
| Platzbedarf | Minimal, digitale Speicherung erfordert kaum physischen Raum | Hoher Platzbedarf für physische Ordner und Akten |
| Suchfunktion | Einfach und schnell, durch Volltextsuche und Verschlagwortung | Manuelle Suche ist mühsam und zeitraubend |
| Sicherheit | Hohe Sicherheit durch Verschlüsselung und Zugriffskontrollen | Sicherheitsrisiken durch Verlust, Diebstahl oder Beschädigung |
| Rechtliche Anforderungen | Automatische Backups und einfache Einhaltung von Vorschriften wird ermöglicht | Anfälligkeit für Schäden durch Feuer, Wasser oder Schimmel |
Die richtigen Tools für das Archivieren digitaler Dokumente
Es gibt viele nützliche Tools, die Sie bei der Archivierung digitaler Dokumente im Unternehmen unterstützen können. Eine leistungsfähige Dokumentenmanagement Software ermöglicht Ihnen dabei nicht nur die digitale Archivierung, sondern gewährleistet auch die Einhaltung rechtlicher Vorgaben und ermöglicht eine einfache Kollaboration Ihrer Mitarbeiter. Letztlich sollte die richtige Softwarelösung auch nicht nur Ihre aktuellen Bedürfnisse abdecken, sondern darüber hinaus Raum für Wachstum und Anpassungen bieten, um Ihre digitalen Dokumente nachhaltig zu sichern und effizient zu organisieren.
Je nach Ihren Bedürfnissen und der Größe Ihres Unternehmens finden sich passende Lösungen, die optimal zu Ihren Anforderungen passen:
Dokumentenmanagementsysteme
Programme wie d.velop documents, ELOoffice oder Microsoft SharePoint bieten umfangreiche Funktionen, um Dokumente zu strukturieren, zu speichern und schnell wiederzufinden. Diese eignen sich auch besonders für komplexe Anforderungen, da sie mit einem hohen Grad an Konfigurierbarkeit und Erweiterbarkeit an unternehmensspezifische Prozessanforderungen angepasst werden können.
Cloud-Speicherlösungen
Anbieter wie Google Drive, Dropbox oder OneDrive sind einfach zu Nutzen und ermöglichen von überall aus den Zugriff auf dort abgelegte Dokumente.
Spezialisierte Archivierungssoftware
Lösungen wie EasyArchiv oder Archivematice eignen sich besonders für Unternehmen mit komplexen Anforderungen (z.B. in der Buchhaltung oder im Vertragsmanagement).
Testen Sie d.velop documents: Ihre kostenlose 30-Tage-Testversion
Erleben Sie die Zukunft der digitalen Dokumentenablage völlig kostenlos und unverbindlich für 30 Tage mit der Testversion für d.velop documents! Die umfassende Testversion bietet Ihnen eine einzigartige Gelegenheit, die Leistungsfähigkeit und Effizienz einer fortschrittlichen Dokumentenmanagement-Software in Ihrem eigenen Arbeitsumfeld zu entdecken.
4 Tipps für die langfristige Aufbewahrung
Diese Punkte sollten Sie für eine nachhaltige Dokumentenarchivierung beachten:
· Regelmäßige Backups: Regelmäßige Sicherungen sorgen dafür, dass Ihre Daten auch bei technischen Problemen oder Ausfällen nicht verloren gehen.
· Geeignete Formate verwenden: Setzen Sie bei der digitalen Archivierung auf langlebige und weit verbreitete Dateiformate wie PDF/A.
· Gesetzliche Anforderungen im Blick behalten: Prüfen Sie regelmäßig, welche Dokumente wie lange aufbewahrt werden müssen.
· Schutz vor Verfall: Für analoge Dokumente ist eine sachgerechte Lagerung wichtig. Sorgen Sie für ein trockenes, sicheres Umfeld, um Schäden durch Feuchtigkeit oder Schimmel zu vermeiden.
Mit der richtigen Dokumentenarchivierung den Überblick behalten
Eine durchdachte Archivierungsstrategie ist weit mehr als nur eine organisatorische Notwendigkeit – sie ist ein echter Erfolgsfaktor. Digitale Lösungen bieten dabei entscheidende Vorteile: Sie sparen Platz, bieten schnellen und gemeinsamen Zugriff und sorgen für maximale Sicherheit. Mit einer digitalen Archivierung Ihrer Dokumente behalten Sie den Überblick, arbeiten effizienter und sind rechtlich auf der sicheren Seite.
Zwar haben analoge Systeme in speziellen Fällen weiterhin ihre Berechtigung, doch langfristig ist der Umstieg auf digitale Lösungen der Weg, der sich in den meisten Unternehmen auszahlt. Investieren Sie in moderne Softwarelösungen und eine klare Struktur – so bleiben Ihre Dokumente jederzeit verfügbar und Ihr Unternehmen ist flexibel und zukunftssicher aufgestellt.
Möchten Sie eine individuelle Beratung? Sprechen Sie uns gerne an!
