Die Bedeutung von IT-Schulungen

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Die Bedeutung von IT-Schulungen

Die Bedeutung von IT- Schulungen

Bei der Einführung einer neuen Software oder eines neuen Systems sind IT-Schulungen für Ihre Mitarbeiter essenziell, um das System anschließend effizient nutzen zu können. Mit der richtigen Anleitung können Ihre Mitarbeiter die Software optimal einsetzen, Sicherheitsrisiken minimieren und Prozesse verbessern. Damit tragen Schulungen und Workshops wesentlich zum Erfolg der digitalen Transformation Ihres Unternehmens bei. Diese Gründe verdeutlichen, warum Schulungen bei der Einführung neuer Systeme so wichtig sind:

Reduzieren von Fehlern

Ohne ausreichendes Training können schnell Fehler passieren, die die Produktivität und Betriebsabläufe beeinträchtigen können.

Effizienzsteigerung

Gut geschulte Mitarbeiter nutzen Systeme optimal, was die Effizienz und damit auch die Rentabilität steigert.

Akzeptanz und Motivation

Wenn Mitarbeiter sich im Umgang mit neuen Systemen sicher fühlen, steigt ihre Akzeptanz für die Veränderung. Sie sind motivierter, neue Technologien zu nutzen und sich aktiv in Veränderungsprozesse einzubringen.

Risikominimierung

Durch gezielte Schulungen können Risiken, die durch falsche Nutzung entstehen, minimiert werden. Dies ist vor allem in sensiblen Bereichen wie IT-Sicherheit entscheidend.

Schnellere Implementierung

Mit der richtigen Schulung kann die Zeit bis zur vollständigen Systemeinführung erheblich verkürzt werden.

Arten von IT-Schulungen

Grundsätzlich lassen sich IT-Schulungen anhand ihres Inhalts unterscheiden. Die wichtigsten Formen sind dabei die Grundschulung und die Aufbauschulung. Diese lassen sich außerdem weiter anhand des späteren Users in Anwenderschulung sowie Key-User Schulung unterscheiden. Eine Grundschulung kann demnach bspw. zusätzlich eine Anwenderschulung sein. Sie kann aber ebenso eine Key-User Schulung sein. Gleiches gilt für Aufbauschulungen.

Grundschulung

Eine Grundschulung stellt die erste Einführung in ein neues System dar. Sie bezieht sich zunächst auf die Grundlagen des Systems und beinhaltet die wichtigsten Prozesse und Funktionen. Daher werden Grundschulen meist als Anwender oder Key-User-Schulung bereits vor Implementierung des neuen Systems durchgeführt. Auch für neue Mitarbeiter Ihres Unternehmens bieten Grundschulungen eine gute Möglichkeit, diese in Ihr System einzuführen und das Onboarding zu erleichtern.

Aufbauschulung

Im Gegensatz zu Grundschulungen dienen Aufbauschulungen der Vertiefung des Wissens. Sie werden zur intensiveren Schulung der Mitarbeiter oder auch bei Anpassungen im System durchgeführt. Aufbauschulungen können je nach Thema und Anpassung wenige Stunden dauern oder auch als mehrtägige Blockveranstaltung durchgeführt werden. In einer Aufbauschulung wird das bereits Gelernte der geschulten Mitarbeiter aufgefrischt und um neues, wichtiges Wissen ergänzt. Die wesentlichen Prozesse und Systemfunktionen werden zielgruppenspezifisch erläutert und anhand von Übungen im Testsystem durchgeführt. Aufbauschulungen sind auch vor dem Live-Start eine sinnvolle Auffrischung, falls die Grundschulung bereits länger zurück liegt.

Anwenderschulung

Eine Anwenderschulung richtet sich an diejenigen Mitarbeiter, die zukünftig regelmäßig mit dem neuen System arbeiten werden. Die Schulung sollte bereits vor der vollständigen Einführung erfolgen, damit die zukünftigen Anwender zum Go Live mit diesem vertraut sind. Besonders bei der Einführung großer und komplexer Systeme ist eine Anwenderschulung ratsam. Die Teilnehmer lernen den Umgang mit dem neuen System in einer Demo-Umgebung kennen und führen Übungsaufgaben aus.

Key-User Schulung

Um Führungskräfte und Ansprechpartner im Unternehmen in die Nutzung des neuen Systems einzuführen, bieten sich Key-User Schulungen an. Diese zielen darauf ab, ausgewählte Mitarbeiter intensiv mit dem neuen System vertraut zu machen. Key-User Schulungen sind dabei umfassender und tiefgehender als bspw. eine Grundschulung. Die Key-User sollen fundiertes Fachwissen aufbauen, indem sie in die Funktionen und Prozesse intensiv eingewiesen werden. Mit dem aufgebauten Fachwissen können sie anschließend als Mentor und interner Trainer für ihre Kollegen dienen und diese in das neue System einführen. Außerdem übernehmen sie anschließend eine beratende Funktion und können bei auftretenden Fragen und Problemen helfen.

Unterscheidung der Schulungsmethoden

Neben der Unterscheidung hinsichtlich des Schulungsinhalts, lassen sich Schulungen auch anhand der Schulungsmethode unterscheiden. Dabei geht es darum, wie und wo eine Schulung stattfindet. Es spielt dabei grundsätzlich keine Rolle, um welche Art von Schulung es sich handelt – jedoch erweisen sich einige Schulungsmethoden für bestimmte Inhalte oder Unternehmensorganisationen sinnvoller als andere.

  • Präsenzschulungen

    Die klassische Art von Schulungen stellen die Präsenzschulungen dar. Diese finden vor Ort statt und ermöglichen eine direkte Interaktion zwischen den Trainern und den Teilnehmern. Vor allem für komplexe Systeme ist diese Art der Schulung ratsam, da Fragen sofort geklärt und Anwendungsbeispiele und Übungen gezielt wiederholt werden können. Die Trainer können komplexe Sachverhalte ausführlich erklären und stehen für eine persönliche Betreuung zur Verfügung.

  • Onlineschulung

    In Zeiten der Digitalisierung gewinnen digitale Schulungsformen an Bedeutung. Sie bieten vor allem großen Unternehmen die Möglichkeit, Schulungen flexibel durchführen zu können. Durch die Ortsunabhängigkeit können Mitarbeiter von jedem Standort aus teilnehmen. Außerdem sparen Onlineschulungen Ressourcen ein und erleichtern die Planung. Für große Schulungsgruppen wird kein großer Schulungsraum und kaum Vorbereitung benötigt.

  • Webinar

    Webinare bieten, ebenso wie die Onlineschulung, eine ortsunabhängige Möglichkeit der Schulung von Mitarbeitern. Die sie orts- und zeitabhängig bearbeitet werden können, bieten sie sich vor allem für das Onboarding neuer Mitarbeiter in einem Unternehmen an. Webinare stellen ebenso eine gute Möglichkeit dar, um Anpassungen im System oder die Einführung kleiner Systeme zu schulen. Dafür wird das Webinar von einem Berater des betreuenden Unternehmens individuell für Sie aufgezeichnet und für Ihre Mitarbeiter zur Verfügung gestellt.

Schulungen & Workshops von amexus

In unseren Schulungen erwerben alle Teilnehmer die notwendigen Kenntnisse, um professionell mit unserer angebotenen Software zu arbeiten. Sie sind ideal für alle, die sich schnell und effektiv in leistungsstarke Lösungen einarbeiten möchten.

Fallbeispiel: Einführung eines neuen ERP-Systems bei der InnoWave GmbH

Unternehmensvorstellung

Die InnoWave GmbH ist ein mittelständisches Unternehmen, das hochkomplexe, individuelle Verpackungsmaschinen für die Industrie fertigt. Um ihre Produktionsprozesse, Lagerverwaltung und Auftragsabwicklung zu optimieren, hat das Unternehmen beschlossen, ein neues ERP-System einzuführen. Dieses System soll die Produktionsplanung, den Einkauf, die Lagerverwaltung sowie die Buchhaltung und das Projektmanagement unterstützen. Damit die Einführung reibungslos verläuft, hat der betreuende IT-Dienstleister einen Schulungsplan entwickelt. Der Schulungsprozess erstreckt sich über mehrere Phasen und beginnt bereits vor Einführung des Systems.

Key-User Schulung

Grund- und Anwenderschulung

Aufbauschulung

Einführung ERP-System

Webinare & Onlineschulung

Drei Monate vor Einführung: Key-User Schulung

Die Key-User Schulung beginnt bereits drei Monate vor Einführung des Systems, da die Key-User eine entscheidende Rolle im Schulungs- und Supportprozess spielen. Key-User aus jeder Abteilung werden intensiv geschult, um Experten für das neue System zu werden und ihre Kollegen bei der Einführung zu unterstützen.

Beispiel: Der Produktionsleiter wird umfassend in die Feinplanung, Kapazitätssteuerung und Produktionsoptimierung eingewiesen und kann diese Funktionen später an Kollegen weitergeben.

Zwei Monate vor Einführung: Grund- und Anwenderschulungen

Die Grundschulung wird ca. zwei Monate vor dem Go-Live-Zeitpunkt durchgeführt und richtet sich an alle Mitarbeiter der InnoWave GmbH, die das neue System in ihrem Arbeitsalltag nutzen werden. Sie lernen das Navigieren in den Menüs, die grundlegenden Funktionen wie das Abrufen von Daten oder das Erfassen von Bestellungen und Produktionsaufträgen. Aufgrund der hohen Teilnehmerzahl findet diese Schulung online statt.

Beispiel: Die Mitarbeiter des Einkaufs machen sich mit der Erstellung von Bestellanforderungen vertraut.

Ein Monat vor Einführung: Aufbauschulungen in Präsenz

Die Aufbauschulung wird einen Monat vor der Einführung des ERP-Systems angeboten. Sie findet in Präsenz statt. Hierbei werden fortgeschrittene Funktionen und abteilungsspezifische Workflows vermittelt. Das Gelernte aus der Grundschulung wird wiederholt und vertieft.

Beispiel: Die Lagerverwaltung wiederholt das Buchen von Wareneingängen und -ausgängen sowie das Verfolgen von Lagerbewegungen.

Fortlaufend nach der Einführung: Onlineschulungen und Webinare

Nach der Einführung des neuen ERP-Systems sind Onlineschulungen besonders nützlich, wenn Mitarbeiter der InnoWave GmbH ihre Schulungseinheiten nachholen oder ergänzen müssen. Sie werden ebenso nach der Einführung zum Onboarding neuer Mitarbeiter genutzt. Webinare sind bei Einführung von System-Updates sinnvoll. Das beratende IT-Unternehmen erstellt individuelle Videos mit den für die InnoWave GmbH relevanten Neuerungen bei der Einführung eines Systemupdates.

Beispiel: Die Mitarbeiter im Einkauf lernen die neuen Masken im System nach einem Update kennen.

Wir beraten Sie gerne

Experte für das Thema IT-Schulungen amexus

Jannik Lammers

+49 2561 9303-738