Verpassen Sie keine Fristen mehr mit der effektiven Verwaltung Ihrer Verträgen
Mit dem elektronischen Vertragsmanagement SharePoint und Microsoft 365 haben Sie jederzeit einen vollständigen und transparenten Überblick über den Status all Ihrer Verträge, sind über Ihre Vertragsverpflichtungen im Bilde und laufend über aktuelle Vorgänge informiert. Die effiziente Verwaltung Ihrer Verträge bildet die Grundlage für eine erfolgreiche Zusammenarbeit mit Ihren Kunden und Lieferanten.
Zahlreiche Verträge regeln die geschäftliche Basis für den Umgang mit Ihren Kunden und Lieferanten. Da heißt es für jedes Unternehmen, einen genauen Überblick zu behalten. Welche Frist läuft wann ab? Welcher Vertrag muss wann geändert werden? Mit dieser Lösung erhalten Sie vor Ablauf einer Frist die Verträge automatisch in Ihrer Wiedervorlage. Komprimierte Informationen zu jedem Vertragswerk sind in einem Vertragsstammdatenblatt zusammenfasst und geben Ihnen einen schnellen Überblick.
Verträge aus Microsoft 365 unmittelbar mit SharePoint verzahnt
Mit dieser Lösung werden Ihre Verträge revisionssicher abgelegt und sind so vor Verlust oder Manipulation bestens geschützt. Eine fein gestufte Benutzerberechtigung sorgt für einen wirksamen Schutz vor unberechtigtem Zugriff. Mit einem workflowgestützten Freigabeprozess sorgen Sie für schnelle Durchlaufzeiten und behalten einen transparenten Überblick in Ihrer Vertragsverwaltung.
Manuelles Vertragsmanagement – aufwendig und fehleranfällig
Etwa vier Wochen dauert es im Durchschnitt, bis ein Vertrag unterzeichnet ist. Wenn das aber dann auch noch quasi „per Hand“ geschieht, sind Fehler vorprogrammiert. Meistens betrifft eine Vertragsanpassung nicht nur einen Vertrag, sondern mehrere. Ein fehlerfreies und rechtssicheres Vertragsmanagement ist daher ein Muss.
Ineffiziente Arbeit hat auch Folgen auf den Unternehmenserfolg: Durchschnittlich mindert diese den Jahresumsatz um 9%, schätzen Experten. Dazu kommt die Mitarbeiterfrustration, die durch nicht zufriedenstellende Workflows entsteht. Ein weiterer Faktor sind Informationsdefizite, die dadurch entstehen, dass Wissen im Kopf des Mitarbeiters bleibt. Nur der einzelne Mitarbeiter kennt die genaue Historie der Verträge und weiß, wie der aktuelle Stand ist. Was ist dann bei Krankheit oder Austritt aus dem Unternehmen?
Softwarebasiertes Vertragsmanagement – schnell und sicher
Mit einem softwarebasierten Vertragsmanagement SharePoint und M365 sparen Sie Zeit und Geld! Ihre Mitarbeiter halten sich nicht unnötig lange mit der Recherche nach Verträgen oder auch mit der Erstellung neuer Verträge auf. Sie haben alles im Blick und können schnell handeln – und das natürlich von überall.
Denn im Homeoffice oder bei Kundenterminen ist der Aktenschrank in der Regel weit weg. Durch die Verfügbarkeit aller Verträge in Microsoft SharePoint und Microsoft 365 bietet Ihnen die Lösung maximale Flexibilität. Natürlich sind Ihre Vertragsdokumente dabei stets sicher vor unbefugten Zugriffen.
Mit Vertragsmanagement in SharePoint und M365 alles im Blick
Fristen zuverlässig einhalten
Wann muss ich eigentlich den Mietvertrag verlängern? Wann endet das Leasing vom Firmenwagen? Zahlreiche Verträge regeln die geschäftliche Basis jedes Unternehmens. Da bedeutet im Umkehrschluss, dass bei Verträgen ein genauer Überblick behalten werden muss. Welche Frist läuft wann ab? Welcher Vertrag muss wann geändert werden? Mit dem Vertragsmanagement SharePoint und M365 haben Sie alle Fristen im Blick.
Verträge erstellen und bearbeiten
Neue Vertragswerke erstellen Sie in Microsoft 365. Sie können dabei entweder einen völlig neuen Vertrag gestalten oder greifen auf Daten aus SharePoint zurück, die Sie entsprechend anpassen.
Verträge recherchieren
Im Falle des Falles heißt es, in der Vielzahl und Komplexität der Verträge den Richtigen schnell und einfach zu finden. Mit dem elektronischen Vertragsmanagement minimieren Sie den Aufwand für das Recherchieren von Verträgen und Vertragsdetails. Standortunabhängig haben Sie so jederzeit Ihre Verträge zu Hand. Die Einbindung Ihrer Verträge in virtuelle Akten ermöglicht Ihnen darüber hinaus einen direkten Überblick über sämtliche Informationen zu Ihren Kunden und Lieferanten.
Vertragscontrolling
Behalten Sie nicht nur Ihre Verträge im Blick, sondern auch Ihre Kosten. Durch die Reporting-Funktionalitäten in der Lösung sind die Anzahl von kumulierten Vertragskosten je Vertragsart und die auslaufenden Verträge im laufenden Kalenderjahr so transparent wie nie.
