7 Herausforderungen von Shared Channels in Teams

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7 Herausforderungen von Shared Channels in Teams

Richtig mit Herausforderungen von freigegebenen Kanälen in Microsoft Teams umgehen

In einer Geschäftswelt, die immer stärker auf Zusammenarbeit und Vernetzung angewiesen ist, ist es entscheidend, dass Teams nahtlos kommunizieren und Informationen austauschen können. Um dieses Ziel zu erreichen, hat sich Microsoft Teams längst als führende Plattform für die Teamarbeit etabliert. Mit der Einführung von Shared Channels hat sich die Art und Weise der Zusammenarbeit noch einmal revolutioniert.

Shared Channels in Teams zielen darauf ab, die Zusammenarbeit, insbesondere die Kommunikation innerhalb und außerhalb Ihrer Organisation, zu vereinfachen.

Wenn Sie einen Teams-Arbeitsbereich nicht vollständig mit einem externen Benutzer teilen möchten, sondern mit dem externen Benutzer innerhalb eines Teilbereichs/ Kanals eines Teams zusammenarbeiten möchten, dann sind freigegebene Kanäle ideal. Externe Benutzer können in einem Kanal mit Ihnen zusammenarbeiten, ohne Teil des Teams zu werden.

Welche Varianten gibt es für die Nutzung von Shared Channels in Teams?

Shared Channels in Microsoft Teams bieten eine Vielzahl von Anwendungsmöglichkeiten, um die Zusammenarbeit zu optimieren und den Austausch von Informationen zu erleichtern. Hier sind die verschiedenen Varianten, wie Arbeitsteams diese Funktion nutzen können:

Ausschließlich unternehmensinterne Nutzung der Shared Channels

Innerhalb eines Unternehmens können Shared Channels verwendet werden, um die Kommunikation und Zusammenarbeit zwischen verschiedenen Abteilungen, Teams oder Projekten zu verbessern. Der Einsatz funktioniert in Teams teamübergreifend, ohne ein weiteres eigenständiges Teams-Team erstellen zu müssen. Diese Shared Channels bleiben ausschließlich für die Mitarbeiter des Unternehmens zugänglich und dienen dazu, interne Prozesse zu optimieren und die Effizienz zu steigern, ohne dass sensible Informationen nach außen gelangen.

Einladen von unternehmensexternen Personen in ein eigenes Team

Teams können auch externe Personen, wie beispielsweise freiberufliche Mitarbeiter, Berater oder Partnerunternehmen, in ihre eigenen Teams einladen – ohne sie als Gast-User im eigenen Tenant anzulegen. Dies ermöglicht eine erweiterte Zusammenarbeit über die Unternehmensgrenzen hinweg, während gleichzeitig die Sicherheit und Kontrolle über die gemeinsamen Inhalte gewahrt bleibt. Diese Einladungen können individuell an externe Personen oder ganze externe Teams verschickt werden, um sie in spezifische Teams-Teams einzubeziehen, ohne ihnen Zugang zu anderen Unternehmensdaten bzw. andere Daten des Teams-Team zu gewähren.

Hinweis: Für die Freigabe von Kanälen für Personen außerhalb Ihres Organisation müssen Sie auch mandantenübergreifende Zugriffseinstellungen in Microsoft Entra-ID konfigurieren. Jede Organisation, für die Sie Kanäle freigeben möchten, muss diese Konfiguration ebenfalls abschließen.

Von einem anderen Unternehmen für die Zusammenarbeit in einem Shared Channel eingeladen werden

In manchen Fällen kann es notwendig sein, mit Personen aus anderen Unternehmen zusammenzuarbeiten. In solchen Situationen können Unternehmen Einladungen zu Shared Channels senden, um die gemeinsame Arbeit an Projekten oder Initiativen zu erleichtern. Der besondere Vorteil ist das ein Arbeiten in einem anderen Tenant und eine Zusammenarbeit an Dateien etc. ohne einen Organisationswechsel im Teams Client möglich ist. Das spart Zeit!

Erfolgreicher Einsatz von Shared Channels in Microsoft Teams für Unternehmen

Teamarbeit und Projektmanagement

Zusammenarbeit von Abteilungen

Zusammenarbeit mit Externen

Support und Kundenbetreuung

Interne Informationen

7 Herausforderungen von Shared Channels in Microsoft Teams

Obwohl Shared Channels in Microsoft Teams zweifellos viele Vorteile bieten, sind sie auch mit einer Reihe von Herausforderungen verbunden, die es zu bewältigen gilt. Von der Erstellung und Verwaltung bis hin zur Sicherheit und Datenhaltung gibt es zahlreiche Aspekte, die Unternehmen beachten müssen, um die effektive Nutzung von Shared Channels sicherzustellen. In diesem Abschnitt werden wir uns genauer mit den Herausforderungen auseinandersetzen, die mit der Implementierung und Nutzung von Shared Channels verbunden sind und mögliche Lösungsansätze diskutieren.

Erstellung von Shared Channels

Die Erstellung von Shared Channels liegt ausschließlich in den Händen der Teambesitzer. Das bedeutet, dass diese Möglichkeit auf Organisationsebene verwaltet werden muss. Personen, die einen Shared Channel erstellen, werden automatisch dessen Besitzer. Nur der Besitzer des Shared Channels kann Personen direkt zum Kanal hinzufügen oder entfernen. Dies erfordert klare Richtlinien, um eine effektive Verwaltung zu gewährleisten.

Struktur und Verwaltung

Shared Channels haben ihre eigene Websitesammlung in Teams. Im Gegensatz zu herkömmlichen Teams wird jedoch keine eigene M365-Gruppe für diese Websitesammlung erstellt. Dies kann die Verwaltung komplexer machen, da die Struktur anders ist als bei herkömmlichen Teams. Die Freigabe von Shared Channels erfolgt personen- oder teambezogen. Dies erfordert eine präzise Verwaltung der Zugriffsrechte, damit sensible Informationen angemessen geschützt sind.

B2B Direct Connect

Die Einrichtung von B2B Direct Connect erfordert die Freischaltung durch Administratoren beider Organisationen. Dies bedeutet, dass eine enge Zusammenarbeit und Koordination erforderlich ist, um die Verbindung erfolgreich herzustellen. Darüber hinaus müssen auf beiden Seiten eine Azure AD vorhanden sein und eine Azure AD Premium P1 Lizenz in beiden Tenants vorhanden sein, um die Funktionen von B2B Direct Connect nutzen zu können.

Datenhaltung und interne Prozesse

Da die Daten immer im Host-Tenant gespeichert werden, entstehen zusätzliche Anforderungen an die Datenverwaltung und -aufbewahrung. Um sicherzustellen, dass Aufbewahrungsfristen eingehalten und Datenschutzrichtlinien beachtet werden, ist die Einführung prozessualer Lösungen erforderlich. Es sind klare interne Prozesse erforderlich, um externe Unternehmen in für B2B-Direct freigegebene Teams aufzunehmen. Die User Adoption ist ebenfalls ein wichtiger Faktor, damit alle Teammitglieder die Funktionen von Shared Channels verstehen und effektiv nutzen können.

Archivierung und Löschung von Shared Channels

Beim Archivieren eines Teams bleiben individuelle Freigaben intakt, während Freigaben für andere Teams oder Microsoft 365 -Gruppen entfernt werden. Dies erfordert eine sorgfältige Planung, um sicherzustellen, dass wichtige Informationen für alle betreffenden Anwender aufrufbar sind. Das Löschen eines Teams führt auch zum Löschen aller zugehörigen Shared Channels inklusive aller dort befindlichen Daten und Beiträge. Es ist wichtig, sich der Auswirkungen auf die Datenverwaltung bewusst zu sein und entsprechende Maßnahmen zu ergreifen, um Datenverluste zu vermeiden.

Apps-Einschränkungen und benutzerbezogene Herausforderungen

Nicht alle Apps stehen in Shared Channels zur Verfügung, was die Funktionalität einschränken kann. Die Kompatibilität von Apps muss im Vorfeld geprüft werden. So fehlen alle Apps deren Freigaben auf Basis von Microsoft 365-Gruppen basiert (z.B. Planner). Aktuell können keine Gäste in einem Shared Channel hinzugefügt werden, was die Einbindung externer Personen erschwert. Zudem müssen externe Teilnehmer über ihren UPN anstelle ihrer E-Mail-Adresse hinzugefügt werden, wenn die beiden in Azure Active Directory nicht übereinstimmen.

Verwaltung und Sicherheit

Die Verwaltung von Shared Channels erfordert klare Richtlinien und Prozesse bevor die Nutzung der Shared Channels freigegeben wird, insbesondere in Bezug auf die Erstellung und Löschung von Kanälen. Ein Wildwuchs von Shared Channels schadet der Übersichtlichkeit und erschwert die Verwaltung. Die Conditional Access-Einstellungen des Hosttenants sind die geltenden für die Sicherheit von Shared Channels. Es ist wichtig, sicherzustellen, dass die Anmeldeeinstellungen im Fremd-Tenant ausreichend sicher sind, um unautorisierten Zugriff zu verhindern.

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Unser Fazit zu Shared Channels in Teams

Zusammenfassend bieten Shared Channels in Microsoft Teams eine vielseitige Lösung, um die Zusammenarbeit über Unternehmensgrenzen hinweg zu verbessern und die Effizienz der Teamarbeit zu steigern. Trotz der zahlreichen Vorteile, die sie bieten, sind jedoch auch einige Herausforderungen zu bewältigen.

Es ist wichtig, sich der potenziellen Schwierigkeiten bewusst zu sein und entsprechende Maßnahmen zu ergreifen, um sie zu überwinden. Dies umfasst die Implementierung klarer Richtlinien und Verfahren für die Datenverwaltung, die Etablierung effektiver interner Prozesse und Schulungsmaßnahmen sowie die enge Zusammenarbeit mit externen Partnern und Organisationen. Trotz der Herausforderungen bieten Shared Channels ein enormes Potenzial, um die Zusammenarbeit zu erleichtern. Mit einer sorgfältigen Planung und der richtigen Unterstützung können Unternehmen das volle Potenzial von Shared Channels ausschöpfen und die Art und Weise, wie sie zusammenarbeiten, weiter transformieren.

Möchten Sie eine individuelle Beratung? Sprechen Sie uns gerne an!

Experte für Shared Channels in Teams amexus

Jonas Sönksen