Intranet mit Microsoft SharePoint Online

Inhaltsverzeichnis

Intranet mit Microsoft SharePoint Online

So bereiten Sie sich optimal auf ein Intranet vor

Das Intranet ist wie es der Begriff schon sagt eine Webseite, die lediglich für intern, sprich für die Mitarbeiter eines Unternehmens zugänglich ist. Wenn Sie ein leistungsstarkes SharePoint Intranet in Ihrem Unternehmen implementieren möchten, gibt es einige wichtige Schritte und Tipps zu beachten. Gerade beim Start eines Intranet-Projektes wissen viele Unternehmen nicht, wie sie am besten den ersten Schritt gehen. Hier kann ein versierter IT-Dienstleister Ihnen weiterhelfen: Mit eine gute Beratung steht dem Erfolg Ihres Projekts Intranet mit Microsoft SharePoint Online nichts im Wege. Dazu müssen Sie jedoch nicht warten, bis die ersten Termine mit dem Dienstleiter in Form von Workshops stattfinden, bevor Sie tätig werden, denn Zeit ist kostbar und ein Abwarten kann dazu führen, dass sich das Projekt mehr nach hinten verschiebt.

In diesem Blogbeitrag finden Sie hilfreiche Tipps, welche Themen bereits vorab innerhalb Ihres Unternehmens verfolgt werden können, damit Sie die wertvolle Zeit optimal nutzen und das Projekt frühzeitiger zum Erfolg wird.

Das bringt Ihnen ein Intranet auf Basis von Microsoft SharePoint Online

Microsoft 365 bietet hier mit SharePoint Online eine Cloud-basierte Plattform, die es einem Unternehmen ermöglicht ein leistungsstarkes und intelligentes Intranet zu erschaffen.

Mit SharePoint Online können Sie:

  • Einfach und schnell Websites, Seiten und Webparts erstellen und anpassen
  • Inhalte mit Metadaten, Taxonomien und Suchfunktionen organisieren und auffindbar machen
  • Inhalte mit verschiedenen Geräten, Browsern und Sprachen zugänglich und kompatibel machen
  • Inhalte mit Sicherheits-, Compliance- und Governance-Funktionen schützen und verwalten
  • Inhalte mit künstlicher Intelligenz, Analytik und Automatisierung bereichern und optimieren
  • Inhalte mit anderem Microsoft 365-Diensten wie Teams, OneDrive oder Power Platform integrieren und erweitern

Vorteile eines Intranets auf Basis von Microsoft SharePoint Online:

  • Die Verbesserung der internen Kommunikation und Zusammenarbeit
  • Die Erhöhung der Produktivität und Effizienz
  • Die Förderung der Mitarbeiterbindung und -zufriedenheit
  • Die Vermittlung der Unternehmenskultur und -vision
  • Die Bereitstellung von relevanten und aktuellen Informationen
  • Die Unterstützung von Geschäftsprozessen und -zielen

Einführen eines Intranets mit SharePoint | Webinar

Sie haben sich für ein Intranet als zentrale Informationsplattform entschieden und möchten jetzt die ersten Schritte angehen? Microsoft 365 bietet Ihnen mit der Anwendung SharePoint Online eine optimale technische Grundlage für Ihr Intranet. Hier finden Sie die nötigen Vorbereitungsschritte und erfahren mehr über die wesentlichen Themen, die Sie optimalerweise bereits vor der Einführung Ihres Intranets auf Basis von SharePoint Online vorbereiten können.

5 unverzichtbare Schritte zur optimalen Vorbereitung auf Ihr Intranet

Die 5 folgenden Schritte geben Ihnen einen Leitfaden und wichtige Denkanstöße an die Hand, anhand derer Sie sich optimal auf die Einführung eines Intranets auf Basis von Microsoft SharePoint Online in Ihrem Unternehmen vorbereiten können. Neben Handlungsaufforderungen werden außerdem verschiedene Fragen aufgezeigt, die Sie im Vorfeld beantworten können sollten.

Schritt 1: Ziele und den Umfang Ihres Intranets definieren

Der erste Schritt bei der Vorbereitung des Intranet-Projekts ist es, die Ziele und den Umfang des neuen Intranets zu definieren. Dies hilft, den Zweck, die Reichweite und die Erfolgskriterien abzustecken.

Folgende Fragen können bei der Definition hilfreich sein:

  • Warum soll ein Intranet erstellt werden? Was sind die Hauptprobleme oder Herausforderungen, die gelöst werden sollen?
  • Was soll erreicht werden? Was sind die quantitativen oder qualitativen Vorteile oder Ergebnisse, die erzielt werden sollen?
  • Für wen ist das Intranet bestimmt? Wer sind die Hauptnutzergruppen oder Stakeholder? Was sind ihre Bedürfnisse, Erwartungen oder Anforderungen an das Intranet?
  • Was soll Ihr Intranet beinhalten? Welche Arten von Inhalten oder Funktionen sollen im Intranet bereitgestellt werden und wie sollen die Inhalte und Funktionen strukturiert und organisiert werden?
  • Was sind die Grenzen oder Einschränkungen? Was sind die technischen, finanziellen oder zeitlichen Ressourcen oder Beschränkungen, die Sie bei der Erstellung Ihres Intranets berücksichtigen müssen?

Die Antworten auf diese Fragen sollten in einem zentralen Dokument dokumentiert sein, das als Leitfaden für das gesamte Intranet-Projekt dient.

Tipp: Bereits zu diesem Zeitpunkt ist es sinnvoll, sich über Verantwortlichkeiten für das Projekt Gedanken zu machen.

Schritt 2: Governance-Plan für das Intranet

Der zweite Schritt bei der Vorbereitung des Intranet-Projekts ist es, einen Governance-Plan für das Intranet zu erstellen. Ein Governance-Plan ist ein Dokument, das die Richtlinien, Standards und Best Practices für das Intranet definiert. Er hilft, die Qualität, Konsistenz und Sicherheit des Intranets zu gewährleisten, sowie die Wartung und Aktualisierung des Intranets zu erleichtern. Der Governance-Plan sollte in einem leicht zugänglichen und verständlichen Format erstellt werden, z.B. als PDF-Dokument oder als SharePoint-Seite.

Folgende Aspekte sollten dabei bedacht werden:

  • Ziele und der Umfang des Intranets, die im ersten Schritt definiert wurden
  • Die Informationsarchitektur des Intranets, d.h. die Art und Weise, wie Inhalte organisieren, kategorisieren und präsentieren werden
  • Das Design und die Benutzerfreundlichkeit, d.h. das Aussehen, das Verhalten und die Interaktion
  • Die Sicherheit und Compliance des Intranets, d.h. die Maßnahmen, die Sie ergreifen, um Inhalte zu schützen und gesetzliche oder regulatorische Anforderungen zu erfüllen
  • Die Inhaltsverwaltung des Intranets, d.h. die Prozesse und Verantwortlichkeiten für die Erstellung, Überprüfung, Genehmigung und Aktualisierung von Inhalten
  • Die Analyse und Optimierung des Intranets, d.h. die Methoden und Werkzeuge, die verfolgt werden, um die Leistung, die Nutzung und die Zufriedenheit der Nutzer Ihres Intranets zu messen und zu verbessern

Schritt 3: Ein Redaktionsteam für Ihr Intranet

Der dritte Schritt bei der Vorbereitung des Intranet-Projekts ist es, ein Redaktionsteam für die wichtigsten Inhalte des Intranets zu bilden. Ein Redaktionsteam ist eine Gruppe von Personen, die für die Erstellung, Überprüfung und Aktualisierung der Inhalte im Intranet verantwortlich sind. Ein Redaktionsteam ist entscheidend für den Erfolg des Intranets, da es dafür sorgt, dass Ihre Inhalte relevant, aktuell und qualitativ hochwertig sind.

Um ein Redaktionsteam zu bilden, könnten folgende Schritte hilfreich sein:

  • Identifizieren Sie die potenziellen Mitglieder Ihres Redaktionsteams: Sie sollten Personen auswählen, die über das nötige Fachwissen, die Autorität und die Motivation verfügen, um qualitativ hochwertige Inhalte für Ihr Intranet zu liefern. Sie sollten auch Personen aus verschiedenen Abteilungen oder Funktionen auswählen, um eine Vielfalt an Perspektiven und Meinungen zu gewährleisten.
  • Definieren Sie die Rollen und Verantwortlichkeiten Ihres Redaktionsteams: Sie sollten klare Rollen und Verantwortlichkeiten für jedes Mitglied Ihres Redaktionsteams festlegen, z.B. Autoren, Editoren, Genehmiger oder Administratoren. Sie sollten auch die Erwartungen und Anforderungen an jede Rolle definieren, z.B. die Häufigkeit, Qualität oder Länge der Inhalte.
  • Schulen Sie Ihr Redaktionsteam: Sie sollten Ihr Redaktionsteam in den Grundlagen von SharePoint Online sowie in den Richtlinien und Standards Ihres Governance-Plans schulen. Sie sollten auch regelmäßige Feedback- oder Lernsitzungen mit Ihrem Redaktionsteam abhalten, um ihre Fähigkeiten zu verbessern oder ihre Herausforderungen zu lösen.

Wichtig:  Ein Redaktionsteam bilden ist die eine Sache, denn die Tätigkeit benötigt Zeit und ist nicht immer ohne Aufwand. Aus diesem Grund benötigt das Redaktionsteam außerdem zukünftig genügend Zeit, um die Verantwortlichkeit ausüben zu können.

Schritt 4: Kommunikation an die Mitarbeiter

Der vierte Schritt bei der Vorbereitung des Intranet-Projekts ist es, dass Intranet-Projekt an Ihre Nutzer zu kommunizieren. Die Kommunikation mit den Mitarbeitern im Unternehmen wichtig für die Akzeptanz und das Engagement Ihres Intranets. Die Kommunikation mit den Mitarbeitern hilft, Feedback und Anregungen von Ihren Nutzern zu erhalten sowie ihre Fragen oder Bedenken zu beantworten.

Um das Intranet-Projekt an die Mitarbeiter zu kommunizieren, sollten Sie folgende Schritte befolgen:

  • Entwickeln Sie einen Kommunikationsplan: Ein Kommunikationsplan ist ein Dokument, das die Ziele, Botschaften, Kanäle und Zeitpunkte Ihrer Kommunikation festlegt. Ein Kommunikationsplan hilft Ihnen, Ihre Kommunikation zu planen, zu koordinieren und zu bewerten.
  • Wählen Sie geeignete Kommunikationskanäle: Kommunikationskanäle sind die Werkzeuge oder Medien, die Sie verwenden, um Ihre Mitarbeiter zu informieren.

Schritt 5: Die Namensvergabe

Der fünfte Schritt wird häufig unterschätzt, denn neben der Kommunikation zu den Mitarbeitern ist auch die Identifikation der Mitarbeiter ein wichtiger Punkt. Es ist ein wenig wie mit einem Auto. Wenn sich jemand beispielsweise mit dem Autohersteller aus Stuttgart identifiziert, wird er nicht ein Auto des Autoherstellers aus Wolfsburg fahren wollen. Vielleicht nimmt er sogar eher den Bus als das Auto.

Ähnlich ist es mit dem Intranet: Der Name ist das erste, neben dem Aussehen was einen Mitarbeiter trifft. Identifiziert er sich mit dem Namen, so ist der erste Schritt zum Erfolg geschafft. Aus unseren Erfahrungen dauert die Namensgebung häufig länger als vermutet. Aus diesem Grund versuchen Sie bereits frühzeitig einen Namen mit den Mitarbeitern zu finden.

Folgendes kann bei der Namensfindung helfen:

  • Schreiben Sie eine Namensfindung öffentlich bei Ihren Mitarbeitern aus.
  • Sammeln Sie alle genannten Namen (vielleicht über ein Microsoft Forms) und bewerten diese.
  • Führen Sie eine zweite Runde ein, in der die gesammelten Namen (minimierte Form) per Abstimmung durch die Mitarbeiter gewählt werden können. Die drei Namen mit den meisten Stimmen gehen in eine finale Auswahl.
  • Schenken Sie dem Mitarbeiter, welcher den Begriff vorgeschlagen hat, ein großes Paket Schokolade als DANK. Dieses kann er mit den Kollegen teilen und Sie haben direkt etwas für die soziale Bindung im Unternehmen getan.

Starten Sie jetzt mit Ihrem Intranet mit Microsoft SharePoint Online durch

Die Vorbereitung auf ein Intranet ist das A&O und dauert oftmals länger als die Umsetzung. Denn nur mit einer guten Vorbereitung ist das Ziel klar und kostbare Zeit geht nicht verloren. Wie bei jedem Projekt und insbesondere im IT-Bereich müssen die Mitarbeiter als Nutzende der Lösung berücksichtigt werden: Denn ohne die Mitarbeiter ist der Erfolg des Intranets gegen Null.

Die gute Nachricht: Mit der richtigen Vorbereitung sparen Sie wertvolle Zeit und kommen für Ihr optimales Intranet im Unternehmen schnell in die Umsetzung. So sichern Sie sich den Erfolg Ihres Projekts!

Möchten Sie eine individuelle Beratung? Sprechen Sie uns gerne an!

Experte für SharePoint Online amexus

Ferdi Lethen-Oellers