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Dieses Vorgehen wird wiederholt bis alle gewünschten Visuals auf dem Dashboard enthalten sind. Die einzelnen Visuals, die im Dashboard „Kacheln“ genannt werden, können leicht durch einfaches Verschieben individuell angeordnet werden. Im Folgenenden ist beispielhaft ein Produktions-Dashboard zu erkennen.

Darüber hinaus können auch ganze Reportseiten dem Dashboard hinzugefügt werden. Auf diesen funktionieren dann die Filtermöglichkeiten sowie die Drilldowns.

Ein Dashboard liegt immer im Power BI Service. Der Service kann unter https://app.powerbi.com/home geöffnet werden. Dort ist das Dashboard dann im jeweiligen Workspace zu finden. Ein großer Vorteil von Microsoft Power BI ist, dass die Dashboards und Reports auch in anderen Tools eingebunden werden können. So können Reports und Dashboards beispielsweise in Microsoft Teams oder SharePoint eingebunden werden. Durch diese Möglichkeit können die Nutzer verschiedene Kennzahlen und Analysen in ihren täglichen Arbeitsprogrammen konsumieren.

Grundsätzlich sind sowohl Power BI Dashboards und Power BI Reports (Berichte) grafische Bildschirmansichten auf denen relevante Zahlen und Fakten interaktiv für Steuerungs-, Planungs- und Kontrollaufgaben in Visualisierungen dargestellt werden. Ein Bericht bietet die Möglichkeit, einen Datensatz aus verschiedenen Perspektiven auf mehreren Seiten mit beliebig vielen Visualisierungen zu analysieren. Dafür wird auf einen Datensatz zurückgegriffen.

Hingegen kann in einem Dashboard nur eine einzelne Seite verwendet werden. Dafür können Visualisierungen aus verschiedenen Reports und damit auch aus verschiedenen Datasets verwendet und zusammengetragen werden. Dies unterscheidet ein Power BI Dashboard auch von Dashboards anderer Programme. Ein weiterer wesentlicher Unterschied ist, dass ein Power BI Dashboard nur im Power BI Service, auch bekannt als Power BI Dienst, erstellt werden kann. Berichte können im Gegensatz dazu im kostenlosen Power BI Desktop erstellt und angezeigt werden.

Im Bereich der Funktionalität unterscheiden sich Dashboards ebenfalls von Berichten, denn in jedem Bericht kann mit Drilldowns, Filterungen sowie Hervorhebungen gearbeitet werden. Dies ist in einem Dashboard nur bedingt möglich. Beispielsweise können Dashboard-Kacheln im Fokusmodus gefiltert werden und ein Drilldown nur bei Anheften einer gesamten Berichtsseite an ein Dashboard durchgeführt werden. Darüber hinaus können Benachrichtigungen für Dashboard-Kacheln eingestellt werden.

Die Erstellung eines Power BI Reports, wie beschrieben im Power BI Desktop, läuft immer nach demselben Schema ab.

Im ersten Schritt werden die Daten in Power BI geladen. Power BI unterstützt hierbei viele Datenquellen standardmäßig. So können zum Beispiel Exceldateien eingelesen werden. In den meisten Fällen werden die Daten von ERP-Systemen oder CRM-Systemen ausgewertet. Dabei ist es ganz egal, ob die Daten in einer Cloud oder On-Premise gespeichert sind. Zu den häufigsten verwendeten Datenquellen gehören unter anderem SQL-Datenbanken, Azure-Datenquellen oder SharePoint-Listen.

Nachdem die Daten geladen worden sind, werden sie im Power Query transformiert und bereinigt. Im Anschluss werden die verschiedenen Tabellen in einem Datenmodell miteinander verknüpft. Im besten Fall entsteht ein Sternschema oder ein Snowflakeschema. Dieses Vorgehen bringen den Vorteil, dass nicht alle Daten mehrfach abgespeichert werden müssen und die Performance verbessert wird. Stimmt das Datenmodell, können Visualisierungen erstellt werden.

Häufig reichen die standardmäßigen Daten allerdings nicht aus, um aussagekräftige Kennzahlen zu bekommen. Hierfür werden sogenannte Measures erstellt. Mit diesen können beispielsweise mathematische Berechnungen durchgeführt sowie der Filterkontext geändert werden. Die Measures oder Tabellenspalten werden dann einfach per Drag and Drop in die Visuals gezogen.

Sind alle benötigten Visuals erstellt, kann der fertige Report im Power BI Service veröffentlicht werden. Der Power BI Service ist ein cloudbasierter oder ein Software-as-a-Service-Dienst (SaaS), der das Zusammenarbeiten in Teams und Organisationen unterstützt. Dafür werden alle erstellten Reports, Datasets und Dashboards in erstellbaren Arbeitsbereichen, die für einzelne Personen sowie Gruppen eines Unternehmens freigegeben werden können, aufgelistet. Zudem können Berichte dort erstellt und bearbeitet werden. Allerdings sind die Modellierungsmöglichkeiten im Gegensatz zum Power BI Desktop eingeschränkt.

Ein Dashboard besteht aus einzelnen Visualisierungen, den Kacheln, die aus einem oder mehreren Reports an das Dashboard gepinnt werden können. Werden diese Kacheln benutzt, bietet ein Dashboard im Gegensatz zu einem Report wenig Gestaltungsmöglichkeiten. Die Größe und Position der Kacheln können angepasst werden und auch der gesamte Hintergrund kann eingestellt werden. Allerdings ist es in einem Dashboard schwieriger ein Design mit Formen, Linien und Logos zu erstellen als in einem Report, denn diese Formen können auch nur als Kachel eingefügt werden und nicht zwischen oder über die Visualisierungen gelegt werden. Allerdings können, wie beschrieben, auch ganze Reportseiten im Dashboard verwendet werden. Dies bietet die Möglichkeit ein spezielleres, im Report erstelltes Design zu nutzen.

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