Die Ausgangssituation
Der DRK Kreisverband Gütersloh e.V betreibt sechs Kindergärten sowie eine stationäre Pflegeeinrichtung an verschiedenen Standorten im Kreis Gütersloh. Der Verein mit seinen zwei Tochtergesellschaften stand vor der Herausforderung, die immer größer werdenden Daten- und Informationsmengen im Gesamtverband strukturiert allen Mitarbeitenden und Ehrenamtlichen zur Verfügung zu stellen. Des Weiteren stellte das Management der Daten den Verband vor die Herausforderung, diese Daten den jeweils richtigen Personen niederschwellig zur Verfügung zu stellen und dabei die IT-Sicherheit (u.a. Datenschutz) sicherzustellen.
Die bestehenden Anwendungen beim Dokumenten- und Wissensmanagement (Dateien, E-Mails, etc.) hatten im Verband viele Ressourcen gebunden. Dies war ineffizient, kostenintensiv und hinderte die Mitarbeitenden an der eigentlichen Arbeit mit dem Klienten oder der inhaltlichen (Weiter-) Entwicklung bestehender und künftiger Angebote des DRK in Gütersloh. Ein erkanntes Problem war zudem die langwierige Suche in den alten Anwendungen. Diese frisst erheblich Zeit und führt zu unzufriedenen Anwendern. Daher muss die Suche komplett neu bearbeitet werden. Neue Suchinhalte sollten eingebunden und die Funktionen verfeinert werden.
Es muss also eine digitale Strategie her. Denn nur so können sich Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen auf ihre Kernaufgabe, Menschen zu helfen, fokussieren.
Der DRK Kreisverband Gütersloh hat sich daher entschieden, die Akten in Zukunft digital zu erstellen und unter Beachtung von Vorgaben aus dem Datenschutz zu archivieren. Da bereits ein SharePoint im Einsatz ist, lag es nahe, diese Technologie als Basis zu nutzen und mit den Lösungen von d.velop zu veredeln. Durch eine Intranetlösung und ein DMS System sollten Mehrwerte für alle Seiten geschaffen werden.
Die Lösung
Die neue Lösung sollte digital alle relevanten Informationen aufgreifen. Kernziel war es, einen digitalen Arbeitsplatz zu schaffen, der es allen Mitarbeitenden in unterschiedlichen Abteilungen und an dezentralen Standorten ermöglicht, alle für sie relevanten Informationen (QM-Dokumente, Verfahrensanweisungen, Vorlagen usw.) abzurufen und nutzbar zu machen.
Des Weiteren sollte die Plattform zur übergreifenden Teamarbeit in Projekten genutzt werden. Da der DRK Kreisverband Gütersloh bereits auf Microsoft SharePoint gesetzt hatte, lagen die Funktionserweiterungen durch ecspand von d.velop und einer Baukasten-Intranetplattform (Valo) nah.
Neben Verbesserungen der Kommunikation und Kollaboration stand in diesem Zuge auch das Update der SharePoint Version 2010 auf 2019 auf dem Plan. Die Schaffung einer hybriden Arbeitsumgebung (lokal & Cloud) half die Kommunikation durch die Integration von Microsoft Teams zu stärken. Mehr Struktur und ein modernes Design sollten den neuen digitalen Arbeitsplatz beim DRK arbeitserleichternd und zukunftssicher machen. Während ecspand eine schnelle, übersichtliche und dabei sichere Ablage der Dokumente in SharePoint ermöglicht, sorgt das Intranet dafür, dass die Mitarbeiter mit allen wichtigen Informationen rund um den Verband versorgt werden und die Kommunikation zwischen den Abteilungen sowie Standorten gestärkt wird.
Das Zusammenspiel der Lösungen sorgt so für eine deutliche Reduzierung administrativer Tätigkeiten.
Das Ergebnis
Durch die einzelnen Maßnahmen und Lösungsentwicklungen steht dem DRK Kreisverband Gütersloh e.V. nun eine auf SharePoint, ecspand, Microsoft Teams und Valo basierende Lösung zur Verfügung, mit der alle Informationen in digitalen Akten abgelegt werden können. Zudem wurde ein großer Fokus auf die Intranetlösung und Microsoft Teams gelegt, so dass die interne Kommunikation durch digitale Unterstützung weiter gestärkt wird.
„Von der Konzeptionierung bis zur Umsetzung wurden wir von der amexus professionell begleitet. Die entwickelte SharePoint-Lösung verbessert die Zusammenarbeit mit unseren verschiedenen Standorten und schafft mehr Transparenz. Der SharePoint gibt uns auch für die Zukunft die nötige Flexibilität Lösungen genau für unsere Bedarfe anzupassen.“
DRK Kreisverband Gütersloh
Das Deutsche Rote Kreuz im Kreis Gütersloh rettet Menschen, hilft in Notlagen, bietet eine Gemeinschaft, steht den Armen und Bedürftigen bei und wacht über das humanitäre Völkerrecht – im Kreis Gütersloh – in Deutschland und in der ganzen Welt. Der Kreisverband unterstützt in vielen Bereichen wie beispielsweise im Katastrophenschutz, Erste Hilfe, Alltagshilfe, Pflege, Kinderbetreuung, Fahrdienste oder existenzsichernde Hilfe. Außerdem unterstützt der Kreisverband ganz aktuell bei der Eindämmung der Corona Pandemie mit mehreren Testzentren.
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