Der Modern Workplace als Collaboration-Plattform für die CG Elementum AG
„Nachhaltigkeit hat einen Namen.“ – Mit dieser Vision schafft die CG Elementum AG bezahlbaren Wohnraum und setzt auf die Digitalisierung aller Prozesse innerhalb ihres Geschäftsfeldes. Dabei unterstützt die amexus das Unternehmen intensiv auf der digitalen Ebene. Die CG Elementum ist der Dienstleister der Gröner Group für nachhaltige Projektentwicklung und damit das Flaggschiff der Unternehmensgruppe. 2020 gegründet, bildet sie den kompletten Lebenszyklus von Immobilien angefangen bei der Planung und Entwicklung über die Bauausführung bis zur Vermietung und Verwaltung ab.
Ziel des gemeinsamen Projekts war es, innerhalb von kurzer Zeit hunderte Mitarbeiter in das Unternehmen zu integrieren und so leistungsstark Immobilienprojekte zu realisieren. Um ihren Mitarbeitern hierzu die passende Collaboration-Plattform zur Verfügung zu stellen, hat sich die CG Elementum für amexus als strategischen Partner für den Aufbau eines Modern Workplace entschieden.
Ein neues Intranet für die CG Elementum
Auf Basis einer ersten Präsentation von Microsoft SharePoint Online sowie der integrierten digitalen Akte mit d.velop for M365, fokussierte man sich anschließend auf die Erstellung eines Minimum Viable Products (MVP). Der MVP umfasste das SharePoint Online Intranetportal sowie die ersten Ansätze der digitalen Gesellschaftsakte. Nach der abschließenden Vorstellung des MVP wurde die strategische Weiterentwicklung des Intranetportals auf Basis des MVP und die Feinkonzeptionierung der digitalen Gesellschaftsakte vorgenommen.
Integration von Microsoft Teams
Neben Bereichsseiten für allgemeinen Organisationsinformationen beinhaltet das Intranetportal zudem Teamsseiten für interne Arbeitsprozesse. Hierbei liegt der Fokus auf der Integration von Microsoft Teams. Um neben den Organisations- und Teamsstrukturen auch den Mitarbeiter im Intranet gerecht zu werden, wurde zunächst ein Mitarbeiterverzeichnis aufgebaut, welches eine Schnittstelle zum Azure Active Directory beinhaltet. Darauf aufbauend ist die Teilpersonalisierung der Startseite des Intranetportal ermöglicht. Darüber hinaus bietet das zentrale Vorlagen- und Leitfädencenter bspw. die Möglichkeit einer automatischen Erstellung von Briefvorlagen. Weiter bietet das Intranetportal dem Marketing nun die Möglichkeit den Internetauftritt mittels einer Schnittstelle zu der vorhandenen WordPress-Datenbank zu optimieren.
Intranet
mit SharePoint Online
Digitale Akte
mit d.velop for M365
Integration
Microsoft Teams
Mitarbeiterverzeichnis
mit Azure Active Directory
Vorlagen- und
Leitfadencenter
Integration von WordPress Datenbank
Berechtigungsworkflows mit Microsoft Power Automate
KFZ-Akte
mit Microsoft Power Apps
Digitale Aktenstrukturen für Projekte & Co.
Nach dem Go-Live des Intranets stand die stetige Verfeinerung dieser Plattform im Blickpunkt. Zeitgleich wurde die geplante Gesellschaftsakte iterativ finalisiert und weitere Aktenstrukturen wie die Sponsoring-Akte, die KFZ-Akte und die Projekt-Akte konzipiert.
Durch d.velop for M365 und den damit realisierten Aktenplänen sind komplexe Aktenstrukturen abgebildet. Um die sensiblen Daten innerhalb der einzelnen Akten zu sichern, wurde eine entsprechende Berechtigungsstruktur, gestützt durch Microsoft Power Automate, aufgebaut. Neben den Berechtigungsstrukturen ist die Anbindung an Drittsysteme essentiell, um eine nutzerzentrierte Aktenstruktur zu ermöglichen. Für die KFZ-Akte ist beispielsweise eine Anbindung an die Fuhrparkverwaltung AVRIOS realisiert worden und durch Microsoft Power Apps entstand eine Checkliste, welche eine einfache Fahrzeugübergabe ermöglicht.
Sichere Datenmigration als Grundlage für effiziente Strukturen
Ein wichtiger und unumgänglicher Faktor für die Aktenstrukturen ist die Implementierung der vorhandenen Daten. Diese Datenmigration ist ebenfalls Bestandteil des gemeinsamen Projektes mit der CG Elementum. Auf Basis der Aktenkonzeptionierung werden diese sukzessive iterativ aufgebaut und optimiert. Zusätzlich wird ein „Building Information Modeling Projektraum“ erstellt, um mit externen Partnern die vernetzte Planung, den Bau und die Bewirtschaftung von Gebäuden zu ermöglichen. Dabei werden alle relevanten Bauwerksdaten digital modelliert, kombiniert und erfasst. Ein entsprechender MS Power Automate Prüfworkflow bietet die Sicherheit, sodass nur Dokumente mit vordefinierten Dateinamen abgelegt werden können.
Das Ergebnis
Innerhalb von einem Jahr wurde durch die Partnerschaft zwischen der CG Elementum und der amexus ein Modern Workplace realisiert, welcher neben einem klassischen Intranetportal auch Aktenpläne berücksichtigt. Im iterativen und nutzerzentrierten Projektvorgehen wurde die Microsoft 365 Strategie der CG Elementum umgesetzt. Um die optimalen Ergebnisse für den Modern Workplace zu erzielen, wurden die Microsoft 365 Tools um passende Drittanbieter Lösungen ergänzt.
Der stetig wachsende Modern Workplace bietet ca. 500 Mitarbeitern eine optimale Collaboration-Plattform – sowohl intern als auch extern.
Digitalisierung ist nie abgeschlossen
Weitere Teilprojekte sind bereits geplant und beinhalten
- die Digitalisierung von Geschäftsprozessen,
- die digitale Prozessunterstützung der Rechnungsprüfung,
- den Aufbau eines geschützten Freigabeprozesses für die Redaktionsplanung im Marketing,
- die Realisierung von Microsoft Power BI Berichten
- sowie die Synchronisierung des Microsoft Hub-Drive mit SharePoint Online.
CG Elementum
Als 2020 gegründetes Tochterunternehmen und interner Dienstleister der Gröner Group steht die CG Elementum für eine zukunftsgerichtete Immobilienentwicklung. Der Maxime der Nachhaltigkeit folgend, treibt das Unternehmen zum einen das digitale Planen und Bauen voran, um bezahlbare und gleichzeitig individuelle und hochwertige Architektur zu schaffen. Zum anderen erhält CG Elementum Werte, indem brachliegende Industriegebäude zu neuem Leben erweckt und einer neuen Nutzung zugeführt wird. Insbesondere die Neubauprojekte werden dabei stets auf die Anwendbarkeit verschiedener Green-Technology-Konzepte geprüft.
amexus Informationstechnik
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