Neues Update in Viva Amplify
Inhaltsverzeichnis
Neue Pflicht zur Inhaltsprüfung vor Veröffentlichung
Mit dem jüngsten Update in Viva Amplify wurde eine lang erwartete Funktion eingeführt: Die obligatorische Inhaltsprüfung vor der Veröffentlichung einer Kampagne. Diese Funktion wurde speziell entwickelt, um die Qualitätssicherung in Kommunikationsprozessen innerhalb größerer Organisationen zu verbessern. Es ermöglicht nun eine inhaltliche Freigabe durch definierte Genehmiger, bevor Inhalte veröffentlicht werden. Damit wird sichergestellt, dass die Kommunikation klaren Richtlinien folgt und potenzielle Missverständnisse oder Fehler vermieden werden.
Der neue Freigabeprozess im Detail
Die Einstellung der obligatorischen Inhaltsprüfung kann von Administratoren oder Kampagnenbesitzer direkt in den Kampagneneinstellungen vorgenommen werden. Dies geschieht über das Zahnradsymbol in der oberen rechten Ecke des Kampagnen-Dashboards. Nach der Aktivierung müssen Posts innerhalb einer Kampagne von den festgelegten Genehmigern geprüft und freigegeben werden, bevor sie veröffentlicht werden können.
Es gibt auch die Möglichkeit, mehrere Freigabeberechtigte zu benennen, die alle eine Viva Amplify Lizenz benötigen. Es kann definiert werden, ob die Zustimmung von allen oder nur von einem Genehmigenden erforderlich ist. Dies bietet Flexibilität, bringt aber auch Herausforderungen mit sich, insbesondere bei der Verwaltung komplexer Genehmigungshierarchien.
Die Vorteile für Unternehmen
Diese neue Funktion bringt einen klaren Mehrwert für Unternehmen, die eine konsistente und qualitativ hochwertige interne Kommunikation sicherstellen wollen. Durch die verpflichtende Prüfung wird das Risiko minimiert, dass ungeprüfte oder unvollständige Informationen an die Öffentlichkeit gelangen. Gerade in Unternehmen, die stark auf Compliance und Corporate Governance angewiesen sind, bietet diese Funktion einen zusätzlichen Kontrollmechanismus.
Der Freigabeprozess ist auch ideal für Organisationen, die das Vier-Augen-Prinzip in ihre Kommunikationsstrategie integrieren möchten. Dies stellt sicher, dass alle Inhalte durch eine zweite, unabhängige Instanz auf Fehler oder Unklarheiten überprüft werden, bevor sie live gehen.
Einwandfreie interne Kommunikation
Minimierung fehlerhafter Inhalte
Compliance Richtlinien werden eingehalten
Erleichterte Governance Sicherstellung
Herausforderungen und Verbesserungspotenzial
Technische Umsetzung und Anleitung
Die technische Umsetzung der neuen Funktion basiert auf den bestehenden Benutzer- und Rollenkonzepten in Microsoft 365, erweitert um spezifische Freigabemechanismen in Viva Amplify. Im Kern handelt es sich um die „Approval“ -Funktion in Power Automate, welche wir bisher an diversen Stellen in Microsoft 365 kennengelernt haben. Administratoren haben über die Viva Amplify Kampagneneinstellungen die Möglichkeit, festzulegen, welche Benutzer als Genehmiger auftreten dürfen.
Obwohl der Genehmigungsworkflow in Microsoft Teams möglicherweise den Eindruck erweckt, dass Genehmiger keine zusätzliche Viva Amplify Lizenz benötigen, ist das nicht korrekt. Da der Genehmiger organisatorisch für die Prüfung des Inhalts verantwortlich ist und entscheiden muss, ob dieser veröffentlicht wird, erfordert das Durchsehen und Bewerten des Inhalts eine Lizenz im Bereich von Microsoft Viva.
Unser Fazit
Die neue Funktion der obligatorischen Inhaltsprüfung in Viva Amplify ist ein wichtiger Schritt zur Verbesserung der Kommunikationsprozesse in Unternehmen. Sie ermöglicht eine klare Qualitätskontrolle und hilft, Fehler vor der Veröffentlichung zu vermeiden. Dennoch gibt es noch Verbesserungspotenzial, insbesondere bei der Verwaltung der Freigabeberechtigten und der Möglichkeit der Selbstfreigabe. Unternehmen, die dieses Feature nutzen möchten, sollten sich bewusst sein, dass es sich noch in der Entwicklungsphase befindet und weiterer Feinschliff erforderlich ist.
Insgesamt handelt es sich jedoch um eine wertvolle Ergänzung, die das Potenzial hat, die interne Kommunikation in Unternehmen deutlich zu verbessern.
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