SBS Kühltechnik GmbH

Erfolgreiche Zusammenarbeit auf Augenhöhe seit 15 Jahren

Flexible Lösungen für anspruchsvolle Bedingungen

Die SBS Kühltechnik GmbH wurde 1997 gegründet und hat sich als innovativer und zuverlässiger Hersteller von Kühl- und Tiefkühlzellen etabliert. Das Unternehmen ist auf die individuelle Planung und Herstellung von Kühlzellen in exakt auf die Bedürfnisse seiner Kunden zugeschnittenen Größen spezialisiert – insbesondere für die Umweltsimulation, für Großküchen, für die Luftfahrt- und Automobilindustrie sowie für die Pharmabranche. Mit etwa 85 Mitarbeitenden ist die SBS der richtige Ansprechpartner, wenn flexible Kühl-Lösungen für anspruchsvolle Bedingungen benötigt werden.

Durch alle Prozesse im Unternehmen zieht sich der Fokus auf Präzision, Zuverlässigkeit und Hygiene. Ein bedeutender Teil des Geschäfts ist international ausgerichtet, wobei rund 40 % der Produkte in andere Länder exportiert werden.

Umfassende Digitalisierung komplexer Unternehmensprozesse

2009 übernahm die amexus die Sage Betreuung für die SBS Kühltechnik GmbH. Das Unternehmen hatte zu Beginn der Zusammenarbeit ein klares Ziel vor Augen: Die umfassende Digitalisierung und Optimierung ihrer Unternehmensprozesse mithilfe der Sage Office Line und ihrer Module Warenwirtschaft und Rechnungswesen. Besonders im Fokus stand die Optimierung aller Vertriebsprozesse, inklusive einem leistungsstarken Produkt-Konfigurator.

Im Laufe der Zeit hat die amexus die eingeführte Sage Office Line auf den aktuellen Stand gebracht – und zwar gleich mehrere Male. Ebenso wurden weitere Unternehmensbereiche im Laufe der Zusammenarbeit an die Sage 100 herangeführt. Die Nutzung der Module Zeitmanagement, Zugriffskontrolle und des Mitarbeiterportals der Sage HR Suite runden die digitalen Strukturen ab.

Sage 100 Warenwirtschaft Einkauf

Um einen mühelosen Einkaufsprozess zu schaffen, wurde das Modul Einkauf in der Sage 100 Warenwirtschaft integriert. Dies schaffte bei der SBS Kühltechnik die Automatisierung von Bestellprozessen, eine schnelle Preisabfrage und den einfachen Lieferantenvergleich, wodurch Einkaufsentscheidungen effizienter umgesetzt werden können.

Highlight im Vertriebsprozess: Der Produkt-Konfigurator

Die Erstellung von Angeboten für Kühlzellen war noch nie so einfach und intuitiv wie mit dem eingeführten Produkt-Konfigurator. Mit ihm können in kürzester Zeit und völlig unkompliziert Zeichnungen und Konfigurationen erstellt werden, die die Arbeitsprozesse erheblich erleichtern.

Sage 100 Produktion

Durch die Integration des Moduls Produktion in der Sage 100 zur digitale Verwaltung von Lagerbeständen und Lagerwerten für den Logistik-Bereich, ist die SBS Kühltechnik im Stande, eine effizientere Produktionsplanung durchzuführen und transparentere Fertigungsprozesse zu schaffen.

Sage 100 Rechnungswesen

Im Rahmen der weiteren Zusammenarbeit wurde zudem ein Teil des Moduls Rechnungswesen in die Sage 100 mit dem Ziel integriert, die Buchhaltung im Bereich des Mahnwesens und der Steuerung des Zahlungsverkehrs zu optimieren. So konnte amexus für die SBS Kühltechnik eine vereinfachte Zahlungsabwicklung, eine aktuelle Liquiditätsübersicht sowie ein automatisiertes Mahnwesen schaffen.

Die Angleichung der Kontenrahmen hat dazu beigetragen, dass Bearbeitungs- und Kommunikationsprozesse zwischen der SBS Kühltechnik und dem Steuerberater des Unternehmens optimiert wurden, indem die Abläufe beschleunigt und deutlich effizienter gestaltet werden konnten. Durch beschleunigte Zahlungsprozesse, automatisierte Rechnungsprüfung und -verbuchung sowie die Optimierung manueller Arbeitsschritte wurde eine spürbare Erleichterung der Arbeitsprozesse geschaffen.

Sage 100 Dokumentenmanagement

Die SBS Kühltechnik hat sich außerdem dazu entschieden, auch das Modul DMS in die Sage 100 zu integrieren, um ihr gesamtes Dokumentenmanagement zu digitalisieren und effizienter zu gestalten. Sowohl externe als auch interne Dokumente werden damit in der Sage 100 vorgangsbezogen verwaltet. Die Nutzung dieser Lösung spart nicht nur Zeit, da Mitarbeitende schneller auf die richtigen Unterlagen zugreifen können, sondern ihr Einsatz ermöglicht der SBS Kühltechnik zudem, alle Dokumente an einem Ort zu sammeln und zentral von dort aus zu bearbeiten. Außerdem konnten auch die zuvor üblichen Handakten deutlich reduziert werden.

Sage HR Suite Zeitmanagement

Die weiteren Beratungsdienstleistungen umfassten auch die Unterstützung bei der Einführung und dem Einsatz des Sage HR Suite Zeitmanagement Moduls. Durch diese Lösung hat die SBS Kühltechnik im Rahmen der Modernisierung ihres Hauptstandortes eine digitale Zutrittsverwaltung für ihre Büros und Türen geschaffen.

Sage HR Suite Mitarbeiterportal

Um die Effizienz noch weiter zu steigern und die Arbeitsprozesse der SBS Kühltechnik zu vereinfachen, wurde schließlich auch das Modul Mitarbeiterportal der Sage HR Suite eingeführt. Es bietet eine bessere Einsicht und Eintragung von Abwesenheiten und erleichtert die Zeiterfassungen aller Mitarbeitenden. Darüber hinaus ermöglicht es eine einfache Verwaltung von Fehlzeiten, Urlaubsanträgen und vereinfacht die Produktionsplanung. Zudem dient das Modul als direkte Schnittstelle zur Buchhaltung.

Das Erfolgsrezept: Langjährige Zusammenarbeit auf Augenhöhe

Unsere enge und vertrauensvolle Zusammenarbeit mit der SBS Kühltechnik ist geprägt von regelmäßigen Jour-fix-Terminen 2-Wochen Rhythmus, bei denen die Hauptverantwortlichen beider Seiten zusammenkommen. Die amexus bietet dabei laufenden Support sowie regelmäßige Updates für die Systeme.

Zudem entwickeln wir die eingesetzten Lösungen kontinuierlich nach den spezifischen Anforderungen der SBS Kühltechnik weiter, um die IT-Landschaft des Unternehmens nachhaltig zu optimieren.

Das Ergebnis

Die Prozessberatung und -digitalisierung sowie die Zusammenarbeit bei der SBS Kühltechnik waren von Erfolg geprägt: Die Geschäftsabläufe sind durch die weitreichenden Anpassungen deutlich transparenter geworden, wodurch eine effektivere Steuerung und effizientere Arbeitsweise möglich ist.

Viele Prozesse wurden erfolgreich automatisiert und auch die Prozessqualität konnte deutlich gesteigert werden. Die Vorteile der neuen Prozesse und Systeme werden nun voll ausgeschöpft: Der SBS Kühltechnik gelingt es, mit demselben Personal ein deutlich höheres Arbeitsaufkommen abzuwickeln! Auch die Schulungen durch die Experten der amexus haben hier einen wesentlichen Beitrag zur Produktivitätssteigerung geleistet.

SBS Kühltechnik GmbH

Die SBS Kühltechnik GmbH, gegründet 1997, ist auf die Entwicklung und Produktion maßgeschneiderter Kühl- und Tiefkühlzellen spezialisiert. Das Unternehmen bietet flexible Lösungen in allen gewünschten Abmessungen und Ausführungen. Dank langjähriger Erfahrung und spezieller Techniken, wie einem extraflachen Bodenaufbau mit eingeschäumten Vakuumplatten für schwierige Gebäudebedingungen, erfüllt die SBS Kühltechnik individuelle Kundenanforderungen zuverlässig.

amexus Informationstechnik

amexus® Informationstechnik unterstützt Sie dabei, Ihre komplexen Arbeitsweisen, großen Datenmengen oder mobilen Geschäftsprozesse auf Grundlage einer stabilen IT zu organisieren. Ob klein- und mittelständische Unternehmen oder Großkonzern, als Ihr professioneller und zuverlässiger IT-Partner erarbeiten wir in unseren unterschiedlichen Geschäftsbereichen die IT-Lösungen und IT-Anforderungen, die zu Ihnen passen, um die Digitalisierung zum Erfolgsfaktor Ihres Unternehmens zu machen.

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Timo Brillert