ERP-Einführung: 5 Erfolgsfaktoren für Ihr ERP-Projekt
Was ist eine ERP-Einführung?
Eine sorgfältige Auswahl des richtigen ERP-Systems ist für den Erfolg Ihrer ERP-Einführung von grundlegender Bedeutung. Zunächst sollten Sie Ihre spezifischen Anforderungen klar definieren und ein Lastenheft erstellen, in dem die Funktionen und Prozesse festgehalten werden, die das neue System abdecken muss. Bei der Auswahl der Anbieter ist es wichtig, deren Expertise und Referenzen zu prüfen, um sicherzustellen, dass sie Ihre Unternehmensziele unterstützen können. Eine gründliche Analyse der verfügbaren ERP-Software auf dem Markt hilft Ihnen, Systeme zu identifizieren, die nahtlos in Ihre bestehenden Prozesse integriert werden können. Darüber hinaus sollten auch die Schulung der Mitarbeiter und das Change Management berücksichtigt werden, da diese Faktoren maßgeblich zur Akzeptanz des neuen Systems beitragen. Bei der Implementierung ist es ratsam, eng mit den Anbietern zusammenzuarbeiten, um eine reibungslose Einführung zu gewährleisten und mögliche Herausforderungen frühzeitig zu identifizieren.
Auswahl des richtigen ERP-Systems für Ihr Unternehmen
Die Wahl des passenden ERP-Systems ist ein zentraler Schritt in der ERP-Einführung, da sie maßgeblich über den zukünftigen Erfolg Ihres Unternehmens bestimmt. Zunächst sollten Sie eine detaillierte Analyse Ihrer spezifischen Anforderungen durchführen, um festzulegen, welche Funktionen und Prozesse für Ihre Branche unerlässlich sind. Ein klar definiertes Lastenheft hilft Ihnen dabei, die Erwartungen an das ERP-System zu konkretisieren. Bei der Recherche nach geeigneten Anbietern ist es wichtig, deren ERP-Software hinsichtlich Flexibilität, Skalierbarkeit und Benutzerfreundlichkeit zu bewerten. Vergleichen Sie verschiedene ERP-Systems und ziehen Sie Referenzen sowie Erfahrungsberichte anderer Unternehmen in Betracht. Involvieren Sie auch Ihre Mitarbeiter in den Auswahlprozess, da sie wertvolle Einblicke geben können und ihre Akzeptanz für das neue System entscheidend ist. Letztlich sollte die ausgewählte Lösung nicht nur aktuelle Bedürfnisse abdecken, sondern auch zukünftige Entwicklungen und Wachstumsmöglichkeiten Ihres Unternehmens unterstützen.
Erfolgsfaktoren einer ERP-Einführung
Projektmanagement
Da die Einführung eines ERP-Systems ein komplexes Vorhaben darstellt, ist ein strukturiertes Projektmanagement dessen unumgänglich. Um die Komplexität eines Projekts zu reduzieren, ist es sinnvoll Projekte zu strukturieren und in einzelne Teilprojekte mit einzelnen Arbeitsschritten zu zerlegen. So wird das Projekt für die Beteiligten transparenter und Zusammenhänge zwischen den Aufgaben werden klar.
Diese Aufgabe sollte durch das Projektmanagement Office ihres beratenden IT-Dienstleisters übernommen werden. Es entwickelt eine optimale Managementmethode und überwacht die Anwendung dieser im gesamten Projektverlauf.
Für die Dauer des Projekts wird ein Projektleiter gestellt, der die Aufgaben im Projekt koordiniert, verwaltet und mit den Projektbeteiligten bewältigt. Er verfügt dabei über das notwendige Fachwissen und eine ausgeprägte Kommunikationsstärke. Im Projekt beteiligt sind anschließend die Experten ihres IT-Dienstleisters, die den jeweiligen Mitarbeitern in ihren Bereichen fachlich qualifiziert zur Seite stehen.
Prozessberatung
Damit standardisierte ERP-Systeme eingeführt und effizient genutzt werden können, werden Prozesse im Rahmen einer ERP-Einführung häufig umgestellt. So kann ihr Unternehmen seine Weiterentwicklung langfristig sicherstellen.
An erster Stelle der Prozessberatung steht die Erhebung des Ist-Prozesses. Dabei geht es darum, die Prozesse der Arbeitsweise vor Umstellung auf das neue ERP-System sorgfältig aufzunehmen.
Damit der Prozess übersichtlich dargestellt ist und auch anderen schnell und verständlich erklärt werden kann, bietet es sich an, diesen in Form eines BPMN-Diagramms aufzuzeigen.
Im Anschluss an die Darstellung des Ist-Prozesses erfolgt eine Analyse dessen. Diese kann quantitativ oder qualitativ erfolgen.
Da beispielsweise Investitionen und dessen zukünftige Auswirkungen und Einsparungen gut quantitativ dargestellt werden können, bietet es sich vor allem zur Entscheidungsfindung an, Kennzahlen und Dimensionen zur Prozessanalyse zu nutzen. Eine Art der quantitativen Prozessanalyse kann anhand der drei Dimensionen Zeit, Kosten und Qualität erfolgen. Neben den drei Dimensionen bietet auch ein qualitatives Benchmarking eine optimale Möglichkeit Leistungslücken aufzudecken, Potentiale zu identifizieren und auszuschöpfen.
Bei der qualitativen Analyse geht es vor allem darum den Prozess in seinen einzelnen Teilschritten zu betrachten und potenzielle Fehlerquellen zu erkennen und zu beheben. Bei der Schwachstellenanalyse wird Schritt für Schritt geprüft, ob Teilschritte notwendig sind oder entfallen können, in der richtigen Reihenfolge sind oder ob ausreichend Ressourcen zur Verfügung stehen. So wird die Komplexität eines Prozesses minimiert und dieser verschlankt.
Unmittelbar an die Prozessanalyse schließt sich die Prozessoptimierung an, dessen Teil die Schwachstellenanalyse bereits ist. Dabei wird der Prozess hinterfragt, neu durchdacht und so verändert, dass eine höhere Leistung erbracht werden kann. Da die Optimierung eines Prozesses oft dazu führt, dass Kreativität ausgelebt wird und viele Ideen eingebracht werden, sollte diese strukturiert und unter Anwendung von Kreativitätsmethoden durchgeführt werden.
Datenqualität
Da Daten als Grundlage für strategische Entscheidungen dienen, ist eine optimale Datenpflege bereits bei Einführung eines ERP-Systems unerlässlich. Bei der Einführung eines neuen ERP-Systems werden Daten aus dem bestehenden ins zukünftige System überführt. Werden bei der Einführung eines neuen Systems nur alte Datenbestände kopiert und übertragen, so kann sich daraus keine Verbesserung ergeben. Erst der parallele Aufbau eines neuen Datenstamms, der anschließend im neuen System genutzt wird, erzielt eine Optimierung.
Korrekte Stammdaten sind eine wesentliche Voraussetzung für störungsfreie Geschäftsprozesse. Daher ist es von enormer Bedeutung die organisatorischen und technischen Voraussetzungen über ihr gesamtes Unternehmen hinweg für einheitliche, konsistente und fehlerfreie Stammdaten zu schaffen. Nur bei einer vollständigen und fehlerfreien Stammdatenaufbereitung ist es möglich ein ERP-System so einzuführen, dass es später korrekt funktioniert.
Neben dem Erschließen vielfältiger Datenquellen und der Datenintegration, stellt die Sicherung der Datenqualität die Grundlage für alle analytischen Verfahren dar. Die Interpretation von Analyseergebnissen ist nur dann sinnvoll, wenn die ausgewerteten Daten auch richtig, aktuell und vollständig sind. Werden Daten in ihrem Unternehmen gepflegt und liegen Angaben zu dessen Qualität vor, so haben verschiedenste Nutzer wie bspw. Manager, Investoren oder Kunden fundierte Informationen zu den analysierten Bereichen, denen sie vertrauen können.
Change-Management
Da eine ERP-Einführung mit einer großen Veränderung einhergeht, die einen Unternehmenswandel darstellt, ist es unumgänglich das Change-Management als Teilaufgabe des Projekts zu betrachten.
Jegliche Führung im Unternehmen und auch in Veränderungsprozessen beruht notwendigerweise auf Kommunikation, da diese alle Formen der interpersonellen Übermittlung von Informationen darstellt. Da alle am Wandel beteiligten Mitarbeiter maßgeblich für den Erfolg oder Misserfolg einer Veränderung verantwortlich sind, ist es umso wichtiger der Kommunikation zwischen und mit den Betroffenen genug Platz einzuräumen. Nur wenn jedem betroffenen Mitarbeiter die Visionen und Ziele sowie die Gründe des Wandels klar sind, sieht dieser den Zusammenhang und Sinn seines konkreten Handelns für den Gesamtzusammenhang. Des Weiteren ermöglicht Kommunikation das frühzeitige Erkennen von Widerständen und ist dazu in der Lage diese abzuschwächen und oder erfolgreich zu überwinden. Ein weiterer positiver Beitrag von Kommunikation ist eine positive Rückkopplung, welche den Prozess verstärkt. Durch die regelmäßige Information über erste Erfolge wird die Motivation der Betroffenen vor allem zu Beginn des Wandels aufrechterhalten oder sogar vergrößert.
Ein weiterer wichtiger Aspekt im Change-Management ist die Partizipation. Die Vielzahl der Projektbeteiligten möchte sich aktiv am Prozess des Wandels beteiligen und diesen mitgestalten. Um Veränderungen erfolgreich umzusetzen, ist es daher sinnvoll, diesem Willen nachzugehen und den betroffenen Mitarbeitern die Möglichkeit der Partizipation zu eröffnen. Partizipation in einem Veränderungsprozess erfolgreich und nachhaltig umzusetzen, stellt eine große Herausforderung dar, dessen Erfolg sich allerdings in einer hohen Akzeptanz der Betroffenen und einer Qualitätssteigerung der Veränderung widerspiegelt.
Schulungen
Wird ein neues ERP-System ganz oder teilweise in ihrem Unternehmen eingeführt, so besteht nach der Einführung der Software die Notwendigkeit, die Mitarbeiter, die zukünftig mit dem neuen System arbeiten, zu schulen. Dabei transferiert der zuständige IT-Berater als Experte, sein Wissen über das System auf die betroffenen Mitarbeiter.
Noch bevor das ERP-System live geschaltet und somit zum neuen Arbeitsalltag der Mitarbeiter wird, müssen die Anwender durch eine Anwenderschulung geschult werden. Dadurch sollen sie das System ausführlich kennenlernen und auf Demoversionen mit diesem arbeiten. Dazu bieten sich mehrtägige Blockveranstaltungen an, in denen sich die Mitarbeiter aktiv mit dem neuen System auseinandersetzen, auf die dann eine weitere Betreuung über mehrere Wochen hinweg erfolgt.
Die Schulungen lassen sich im Hinblick auf den Zeitpunkt und den Kenntnisstand unterscheiden. Mehrere Wochen bis Monate bevor die Systeme live gehen, finden Grundschulungen statt. Diese vermitteln den Anwendern und Key-Usern das benötigte Basiswissen und die Anwendungsmöglichkeiten über das System. Damit das in der Grundschulung erlernte Wissen nicht bis zum GoLive Zeitpunkt verloren geht, ist es einerseits sinnvoll Aufbauschulungen durchzuführen und andererseits eine Testumgebung aufzusetzen. In einer Aufbauschulung wird das bereits Gelernte der geschulten Mitarbeiter aufgefrischt und um neues, wichtiges Wissen ergänzt. Die wesentlichsten Prozesse und Systemfunktionen werden zielgruppenspezifisch erläutert und anhand von Übungen im Testsystem durchgeführt.
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