Digital Workplace für Frontline Worker einführen
Inhaltsverzeichnis
- Digitale Prozesse mit Microsoft 365 in Produktion und Service
- Warum ist ein Digital Workplace für Frontline Worker wichtig?
- Kernanwendungsfälle des Digital Workplace für Frontline Worker
- Beispielszenarien: Microsoft 365 für Produktion und Service
- Lizenzen für den Digital Workplace für Frontline Worker
- Mobile Device Management in Microsoft 365
- So gelingt die digitale Anbindung von Mitarbeitern in Produktion und Service
Digitale Prozesse mit Microsoft 365 in Produktion und Service
Frontline Worker sind Mitarbeiter, die in direktem Kontakt mit Kunden oder Lieferanten stehen (Service) oder die Herstellung von Produkten an den Maschinen verantworten (Produktion). Sie sind mit diesem Aufgabengebiet das Gesicht und die Stimme eines Unternehmens und tragen wesentlich zum Erfolg sowie zur Kundenzufriedenheit bei. Doch oft sind genau diese Mitarbeiter von der digitalen Transformation abgeschnitten, weil sie keinen Zugang zu den modernen Werkzeugen und Informationen haben, die sie für ihre Arbeit bräuchten. Das führt nicht selten zu Frustration, Isolation und ineffizienten Prozessen. Die Lösung bietet ein Digital Workplace für Frontline Worker!
Microsoft 365 bietet Lösungen für dieses Problem, indem es Frontline Workern einen Zugang zum digitalen Arbeitsplatz des Unternehmens zur Verfügung stellt, der sie mit dem Rest des Unternehmens verbindet und ihnen die Möglichkeit gibt, auf einfache und sichere Weise zu kommunizieren, zu kollaborieren und zu lernen. In diesem Blogbeitrag finden Sie die wichtigsten Vorteile und Anwendungsfälle des digitalen Arbeitsplatzes für Frontline Worker in Produktion und Service und Einblicke in den Projektalltag bei unseren Kunden.
Warum ist ein Digital Workplace für Frontline Worker wichtig?
Der Zugang zum digitalen Arbeitsplatz für Frontline Worker ist heutzutage essenziell, da er viele Vorteile für die Mitarbeiter und das Unternehmen bietet. Frontline Worker können schneller und effektiver arbeiten, wenn sie Zugang zu den aktuellen Informationen, Anweisungen und Ressourcen haben, die sie für ihre Aufgaben benötigen. Sie können mit M365 für Produktion und Service von überall aus auf ihre Arbeitsdaten zugreifen, ohne zwingend an einen festen Arbeitsplatz gebunden zu sein. Arbeitsanweisungen, Rahmenwerke und Informationen aus der Verwaltung können so schnell und effizient verteilt sowie konsumiert werden.
Gleichzeitig können die Mitarbeiter sich mit ihren Kollegen, mit Vorgesetzten und anderen Abteilungen austauschen, um Fragen zu klären, Feedback zu geben oder Probleme zu lösen. Sie können auch an virtuellen Besprechungen, Schulungen oder Veranstaltungen teilnehmen, um auf dem Laufenden zu bleiben und sich weiterzubilden. Viele Unternehmen schätzen in diesem Kontext insbesondere die Möglichkeiten von Microsoft Teams und dem ortsungebunden Abstimmungspotenzial.
Der digitale Arbeitsplatz für Mitarbeiter in Produktion und Service überzeugt durch die nutzerzentrierte Sichtweise auf die Digitalisierung. An den Arbeitsplätzen wird der Digital Workplace für Frontline Worker auf den Kontext und an die Bedürfnisse der Mitarbeiter angepasst. Frontline Worker fühlen sich wertgeschätzt und anerkannt, wenn sie die gleichen digitalen Möglichkeiten bekommen, wie sie ihre Bürokollegen haben. Sie können auch ihre Meinung äußern, Vorschläge machen oder Informationen bereitstellen, was zu einer höheren Motivation führt.
Wie wird die Sicherheit gewährleistet?
Nicht jeder besitzt ein Smartphone oder ein Notebook, das vom Unternehmen zur Verfügung gestellt wird. Doch keine Sorge – auch für Sicherheitsfragen gibt es natürlich Lösungsszenarien – von eigenen Smartphones (Bring Your Own Device – BYOD) bis hin zur Weitergabe von firmenverwalteten Geräten. Unternehmen können bspw. Geräte und Daten mit Hilfe von Microsoft Intune verwalten und schützen, um die Einhaltung von Sicherheitsrichtlinien und Datenschutzbestimmungen zu gewährleisten. Sie können sensible Informationen verschlüsseln, freigeben oder löschen, um Datenverlust oder -diebstahl zu vermeiden.
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Kernanwendungsfälle des Digital Workplace für Frontline Worker
Microsoft SharePoint
Leichter Zugang zu aktuellen Unternehmensinformationen: Frontline Worker können das Intranet nutzen, um sich über die neuesten Nachrichten, Richtlinien oder Best Practices des Unternehmens zu informieren. Typischerweise wird das Intranet auf Basis von SharePoint aufgebaut, so dass in Kombination von SharePoint und OneDrive auf Informationen, Dokumente, Bilder oder Videos zugegriffen und gemeinsam daran gearbeitet werden kann.
PowerPlatform
Power Apps ermöglichen es am digitalen Workplace für Frontline Worker an Prozessen teilzunehmen, die die Effizienz der Unternehmen deutlich erhöht. Die Arbeitsabläufe werden dabei vereinfacht und größtenteils automatisiert. Bspw. können Unternehmen Apps bereitstellen, die gemeinsam mit digitalen Workflowprozessen mit Power Automate wiederkehrende oder manuelle Aufgaben rationalisieren oder in den Gesamtkontext integrieren.
Microsoft Teams
Die Mitarbeitenden in Produktion und Service können auch Microsoft Teams verwenden, um mit ihren Kollegen zu chatten, zu telefonieren oder zu videokonferieren. Sie können in Teams Gruppen oder Kanäle erstellen, um themenbezogene Unterhaltungen zu führen oder Dateien auszutauschen. Gleichzeitig fungiert die Teams-App auf Mobiltelefonen als zentraler Anlaufpunkt, um Informationen zu konsumieren, zu kommunizieren oder Prozesse anzustoßen.
Beispielszenarien: Microsoft 365 für Produktion und Service
Der digitale Arbeitsplatz für Frontline Worker kann in verschiedenen Branchen und Szenarien eingesetzt werden, um die Herausforderungen und Bedürfnisse der Mitarbeiter in der Produktion oder im Service zu erfüllen. Hier sind einige Beispiele aus realen Projekten:
Apps für die Schadensverwaltung
Frontline Worker können eine Power App verwenden, um Schäden an Produkten, Maschinen oder Anlagen zu melden, zu dokumentieren oder zu verfolgen. Sie können Fotos oder Videos aufnehmen, Standorte oder Kategorien angeben, Prioritäten oder Status festlegen und Benachrichtigungen erhalten. Die Verwaltung kann diese Daten mit Hilfe von Power BI visualisieren oder analysieren, um Trends oder Muster zu erkennen oder Verbesserungsmaßnahmen zu initiieren. Damit können datenbasierte Entscheidungen schnell und effizient getroffen werden.
Apps für die Serviceaufträge
Frontline Worker können eine bereitgestellte Power App verwenden, um Service-Aufträge zu erstellen, zu verwalten oder abzuschließen. Sie können Kundeninformationen, Terminvereinbarungen, Service-Details oder Rechnungsdetails eingeben oder aktualisieren. So können auch Daten über Automatisierungen mit Power Automate verteilt werden, um die Kommunikation mit den Kunden oder dem Backoffice zu verbessern sowie zu beschleunigen.
Reporting über Lagerbestände
Unternehmen können Frontline Workern über Displays oder Workstations Informationen zu Lagerbeständen oder Bestellaufkommen liefern und zur Verfügung stellen. Diese Daten können über Power BI Dashbaords bereitgestellt und aktualisiert werden. Gleichzeitig ermöglichen es Power Apps Mitarbeitern in der Produktion, Lagerbestände zu überprüfen, zu erfassen oder zu aktualisieren. Sie können Barcodes scannen, Mengen oder Standorte eingeben oder ändern, Bestellungen oder Lieferungen anfordern oder bestätigen. Diese Daten laufen dann wieder in Echtzeit in die Power BI Dashboards.
Arbeitsplatzbuchung
Wenn Unternehmen Servicetechniker beschäftigen, die typischerweise im Außendienst bei den Kunden unterwegs sind, haben diese keinen festen Arbeitsplatz im Büro. Dieser ist jedoch unter Umständen zeitweise nötig, sollte es zu Teamtagen oder Innendiensttätigkeiten im Büro kommen. Über die Microsoft Teams App können diese Mitarbeiter natürlich auch auf eine Raumbuchungsapp zugreifen, die das Unternehmen für die Arbeitsplatzbuchung zur Verfügung stellt. So können Arbeitsplätze und Schreibtische intuitiv über das Smartphone gebucht werden.
Lizenzen für den Digital Workplace für Frontline Worker
Um Frontline Workern den Zugang zum digitalen Arbeitsplatz zu ermöglichen, bietet Microsoft spezielle Lizenzen an, die auf unterschiedliche Anforderungen und Budgets zugeschnitten sind. Wir ermitteln die optimalen Lizenzen für Ihr Unternehmen im Rahmen von Lizenz-Checks oder Anforderungsaufnahmen, da Ihnen gerade im Bereich der Power Apps und Power BI unterschiedliche Optionen offen stehen. Typischerweise werden für die besprochenen Anwendungsfälle folgende Lizenzen beschafft:
Microsoft 365 F1
Diese Lizenz bietet den Frontline Workern die grundlegenden Funktionen von Microsoft 365, wie z.B. Teams, SharePoint, E-Mail, Kalender, Chat, Intranet, Cloud-Speicher, Online-Office-Anwendungen.
Microsoft 365 F3
Diese Lizenz bietet den Frontline Workern die erweiterten Funktionen von Microsoft 365, wie z.B. Office-Anwendungen, Aufgabenmanagement mit To-Do und Planner, Power Apps und Power Automate.
Mehr Informationen und einen detaillierten Überblick finden Sie hier: Pläne und Preise von „Microsoft 365 for Frontline Workers“ | Microsoft 365
Mobile Device Management in Microsoft 365
Um die mobilen Geräte und Daten des digital Workplace für Frontline Worker zu verwalten und zu schützen, bietet Microsoft die Lösung Microsoft Intune als Mobile Device Management (MDM) an – eine Cloud-basierte Lösung, die die Einrichtung, Konfiguration, Überwachung und Wartung der Geräte ermöglicht.
Mit Intune können berechtigte Administratoren:
- Geräte registrieren, inventarisieren oder zurücksetzen
- Gerätekonformitätsrichtlinien festlegen oder durchsetzen
- Geräteschutzrichtlinien festlegen oder durchsetzen
- Apps bereitstellen, aktualisieren oder entfernen
- Daten verschlüsseln, freigeben oder löschen
Wir beraten und schulen gerne den Einsatz von Microsoft Intune. Dabei berücksichtigen wir sowohl die Lizenzen als auch den produktiven Einsatz und die Best-Practice Konfiguration.
Informationen zu Lizenzmöglichkeiten finden Sie hier: Verfügbare Lizenzen für Microsoft Intune | Microsoft Learn
So gelingt die digitale Anbindung von Mitarbeitern in Produktion und Service
Durch die digitale Integration können Unternehmen ihren Frontline Workern ermöglichen, mit den anderen Bereichen des Unternehmens zu kommunizieren und zusammenzuarbeiten, die Wertschöpfungskette zu optimieren und die Kundenzufriedenheit zu verbessern.
Durch die Gestaltung des Digital Workplace für Frontline Worker mit Microsoft 365 können diese auf die aktuellen Unternehmensinformationen, die Kommunikation und den Austausch mit den Kollegen sowie den Zugang zu internen Unternehmensprozessen zugreifen. Mit Power Apps, Power Automate und Power BI sowie Intune können die besonderen individuelle Anforderungen der Mitarbeiter in Produktion und Service angegangen werden. Eine Microsoft 365 Roadmap hilft Ihnen dabei, allen Anforderungen gerecht zu werden.
Wir beraten Sie gerne zum Digital Workplace für Frontline Worker!
