Viva Engage: Private Nachrichten deaktivieren

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Viva Engage: Private Nachrichten deaktivieren

Gründe für die Deaktivierung von privaten Nachrichten in Viva Engage

Viva Engage ist eine Plattform, die das Engagement, die Zusammenarbeit und das Wohlbefinden von Mitarbeitern fördert. Sie bietet viele Funktionen, die die Kommunikation innerhalb von Unternehmen erleichtern und verbessern. Eine dieser Funktionen ist das Senden von privaten Nachrichten an andere Mitarbeiter. Dies kann nützlich sein, um Informationen auszutauschen, Feedback zu geben oder Fragen zu stellen.

Der Einsatz privater Nachrichten in Viva Engage sollten jedoch im Einzelfall hinterfragt werden:

  • Ist die Funktion notwendig?
  • Gibt es andere Anwendungen in Microsoft 365, die den Zweck der Nutzung privater Nachrichten besser erfüllen?
  • Kann die Funktion negative Auswirkungen auf die Kommunikation im Unternehmen haben?

In diesem Blogbeitrag zeigen wir Ihnen, welche Lösungen Vorteile gegenüber privaten Nachrichten in Viva Engage für interne Kommunikation bieten und wie Sie diese Funktion deaktivieren.

Vorteile für Ihre interne Kommunikation, wenn private Nachrichten deaktiviert werden

Wählen Sie den besten Weg, um wichtige Informationen für alle Mitarbeiter oder Teams sichtbar zu platzieren. So steigern Sie die Klarheit und Transparenz in Ihrer Kommunikation.

Verringert die Anzahl von Anwendungen, die Mitarbeiter für die interne Kommunikation koordinieren müssen. Das steigert Effizienz und Produktivität.

Sensible oder vertrauliche Informationen werden gezielt an richtige Personen in der richtigen Anwendung gesendet. Damit schaffen Sie Sicherheit und die Einhaltung von Kommunikationsvorschriften.

Herausforderungen durch private Nachrichten in Viva Engage

Neben Viva Engage nutzen Unternehmen in der Regel einige weitere Anwendungen wie Microsoft Teams, SharePoint Online und Outlook für die interne Kommunikation zwischen Kollegen. „Private Nachrichten“ erreichen die Mitarbeiter also in den verschiedenen Anwendungen. Beispielsweise

  • Outlook: für E-Mails bei kleinen sowie großen Fragen
  • Microsoft Teams Kanäle: zur Förderung der Zusammenarbeit
  • Microsoft Teams Chat: für kleinere und große Fragen oder auch für Socializing
  • SharePoint Online: für formelle Kommunikation wie Richtlinien und Ereignisse

Durch die Zersplitterung der Kommunikation kann es zu Ablenkungen und Überforderungen kommen. Sie erschwert den Überblick über Informationen und führt zu mangelhafter Nachverfolgbarkeit von Konversationen. Außerdem sind mehr Zeit und Aufwand erforderlich, um für verschiedene Zwecke die richtige Anwendung zu wählen und die Konversation über verschiedene Kanäle aufrechtzuerhalten. Dadurch sinkt die Produktivität im Unternehmen. Die Chance, dass wichtige Informationen untergehen, wächst. Für private Nachrichten werden unterschiedliche Formate, Standards und Erwartungen genutzt, was die Konsistenz und Qualität der Kommunikation beeinträchtigt. Sollten sensible oder vertrauliche Informationen an falsche Personen oder in falschen Anwendungen versendet werden, gefährdet das die Sicherheit und Compliance der interne Unternehmenskommunikation.

Schritte zur Deaktivierung von privaten Nachrichten in Viva Engage

Damit Sie private Nachrichten in Viva Engage erfolgreich deaktivieren können, müssen folgende Punkte beachtet und ausgeführt werden:

Die Änderung kann nur durch einen Viva Engage Administrator oder globalen Administrator erfolgen. Die Option zum Deaktivieren der privaten Nachrichten ist nicht im neuen Viva Engage Admin-Center zu finden. Hierzu muss der Administrator auf das alte Yammer Admin-Center wechseln. Um dies zu tun, muss das Zahnradsymbol in der oberen rechten Ecke und danach „Zum alten Yammer Admin-Center wechseln“ geklickt werden. Das Yammer Admin-Center kann auch über folgende URL aufgerufen werden: https://www.yammer.com/{Tenant Name}/admin/success

In der Registerkarte „Netzwerk“ kann schließlich unter der Rubrik „Sicherheit“ die Funktion aufgerufen werden. Das Kontrollkästchen „Private Nachrichten“ muss hier deaktiviert werden. Mit „Änderung speichern“ ist die Deaktivierung beendet. Nach Durchführung dieser Schritte können Mitarbeiter keine privaten Nachrichten in Viva Engage mehr senden oder empfangen. Die bestehenden privaten Nachrichten werden jedoch nicht gelöscht und können weiterhin im Viva Engage Posteingang von den jeweiligen Mitarbeitern angezeigt werden. Das Antworten auf diese Konversationen ist nicht mehr möglich.

Fazit zu privaten Nachrichten in Viva Engage

Wie die Ausführungen zeigen, können private Nachrichten in Viva Engage mehr Probleme als Vorteile für Unternehmen bringen. Wenn sie nicht sachgemäß eingesetzt werden, besteht die Gefahr, dass sie zu Verwirrungen führen und die Qualität der Kommunikation beeinträchtigen. Um dem entgegenzuwirken, lässt sich diese Funktion mit den richtigen Administrationsrechten im alten Yammer Admin-Center einfach deaktivieren. Ein Viva Engage Administrator oder ein globaler Administrator kann diese Änderungen vornehmen.

Das Ausschalten der privaten Nachrichtenfunktion in Viva Engage kann die Kommunikationslandschaft Ihres Unternehmens maßgeblich verbessern. Es fördert nicht nur die Transparenz der Kommunikation, sondern optimiert auch die Effizienz, Produktivität, Konsistenz, Qualität, Sicherheit und die Einhaltung von Compliance-Richtlinien. Für effektivere interne Kommunikation bieten sich Alternativen wie Microsoft Teams oder Outlook an, die je nach Bedarf, ob für schnelle Informationswechsel oder ausführlichere, formellere Diskussionen, besser geeignet sind.

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Experte für Viva Engage amexus

Ferdi Lethen-Oellers