Erfolgreiche SharePoint Migration: Kennen Sie Ihre Optionen?
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Neue Potenziale mit einer professionellen SharePoint Migration erschließen
Es gibt verschiedene Gründe, die Sie dazu bewegen können, eine SharePoint Migration in Ihrem Unternehmen durchzuführen: So wurde bzw. wird beispielsweise der Support der SharePoint Versionen 2016 und 2019 von Microsoft eingestellt. Oder vielleicht ist Ihr Bestandssystem über die Jahre so stark gewachsen, dass es nicht mehr Ihren aktuellen Anforderungen entspricht? Über einen jahrelangen Betrieb hinweg können sich eine Menge Altlasten ansammeln, die das System unattraktiv, träge und unübersichtlich werden lassen. Dieser Prozess endet nicht selten in einer stetig abnehmenden Nutzung des Bestandssystems und damit gerät der Arbeitsfluss Ihrer Mitarbeiter ins Stocken.
Neben einer optimalen Nutzungserfahrung haben Sie mit einer Migration zu einer neueren Version von Microsoft SharePoint unter anderem die Möglichkeit, von erweiterten Sicherheitsfeatures mit Microsoft 365 zu profitieren, wie beispielsweise eine Multifaktor-Authentifizierung, Sicherheits-Compliance-Richtlinien, Information Protection und weiteren.
Auch für Unternehmen, die Microsoft SharePoint noch nicht im Einsatz haben, ist es sinnvoll, sich mit der Lösung zu beschäftigen! Überzeugen Sie sich von den vielfältigen Vorteilen, die SharePoint für Ihr Unternehmen bereithält.
Die Herausforderungen bei einer SharePoint Migration
SharePoint Migrationen: Diese Optionen stehen Ihnen zur Verfügung
SharePoint Migrationsprojekte sind vielfältig. Abhängig von der gewählten Option können Sie die Migration in Eigenleistung oder mit externer Unterstützung durchführen. Bevor ein neues Zielsystem aufgebaut wird, müssen entsprechende Planungsschritte durchgeführt werden, um zu analysieren, welche Komponenten noch benötigt werden und wie der neue Aufbau das System verbessern kann. Für die erfolgreiche Durchführung gibt es verschiedene Möglichkeiten an Out-of-the-Box-Funktionen und zusätzlich zu nutzenden Tools. Wir setzen hierzu DocAve und Fly ein.
Eine Migration von Microsoft SharePoint kann mit einem Hausbau, Renovierungen und Umzügen verglichen werden.
Option 1:
On-Premises zu On-Premises Migration
Neue Tapeten, Kabel und Rohre, ohne an der Einrichtung oder Raumaufteilung etwas zu verändern
Für die 1:1 On-Premises wir die Database-Attach Migration genutzt. Die Datenbanken der Server werden in die neuen Systeme übernommen und von da an mit den neuen Servern betrieben.
Option 1b:
On-Premises zu On-Premises Migration
Mit Umstrukturierungen wird alles erneuert, auch die Wände werden versetzt
Bei dieser Option wird das Zielsystem vollständig neu aufgebaut und die Inhalte werden manuell oder mit Tools selektiert und in das neue System übertragen.
Option 2:
On-Premises zu Cloud Migration
Neubau und Umzug in die neue Unterkunft
Auch bei Option 2 wird das Zielsystem vollständig neu aufgebaut und die Inhalte werden manuell oder mit Tools selektiert und in das neue System übertragen.
Option 3:
Cloud zu Cloud Migration
Umzug in die neue Unterkunft
Auch bei der Cloud zu Cloud Migration wird das Zielsystem vollständig neu aufgebaut und die Inhalte werden manuell oder mit Tools selektiert und in das neue System übertragen.
Vor- und Nachteile der verschiedenen Migrationsoptionen
Für jeden Migrationstyp gibt es abhängig von den Prozessen und Zielen Ihres Unternehmen verschiedene Vor- und Nachteile, die Sie bei der Entscheidung für eine der Optionen berücksichtigen sollten.
Bei Option 1 mit DatabaseAttach werden Altsysteme innerhalb einer Datenbank unverändert in das neue System übernommen. Ein klarer Vorteil liegt in der Schnelligkeit dieser Methode. Sie ist jedoch nur für On-Premises Migrationen nutzbar. Individuallösungen und Lösungen von Drittanbietern müssen hierbei auch mit der neuen Version kompatibel sein.
Eine manuelle Migration ermöglicht beispielsweise den Wechsel von PDF-Inhalten auf attraktivere Webseiten. Ihr Nachteil gegenüber DatabaseAttach liegt allerdings in dem höheren Zeitaufwand und der manuellen Bearbeitung.
Bei der Nutzung von Migrationstools müssen die eventuell anfallenden zusätzlichen Lizenzkosten berücksichtigt werden. Entscheiden Sie sich für diese Möglichkeit, können Sie i.d.R. die Datenübertragung mit Metadaten durchführen.
Best Practices für eine erfolgreiche SharePoint Migration: Vorbereitung ist alles
Pre Migration Check:
Vor der Migration sollten alle Systeme auf ihre Migrationsbereitschaft geprüft werden.
Testmigration:
Auch wenn auf den ersten Blick alles gut aussieht, sollten Sie unerwarteten Komplikationen durch strategisches Testing zuvorkommen.
Kommunikation:
Beziehen Sie Ihre Mitarbeiter in den Migrationsprozess mit ein und investieren Sie in die passende User Adoption.
Expertise eines erfahrenen IT-Partners nutzen:
Lassen Sie sich von einem IT-Partner mit langjähriger Expertise bei Ihrer SharePoint Migration begleiten. Mit der richtigen Beratung können Sie sicherstellen, dass die Migration reibungslos verläuft. Sie können Vorbehalten frühzeitig begegnen und gewährleisten, dass Ihre Mitarbeiter im Projekt involviert sind und das neue System produktiv nutzen können. So holen Sie das Optimum aus Ihrer neuen SharePoint Umgebung.
Möchten Sie eine individuelle Beratung? Sprechen Sie uns gerne an!
