Verschiedene Webseiten in SharePoint Online

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Kommunikationswebseiten und Teamwebseiten in SharePoint Online dienen unterschiedlichen Zwecken und verfolgen verschiedene spezifische Ziele, die sich bereits in ihrer Anlage widerspiegeln.

Kommunikationswebseiten werden typischerweise genutzt, um Informationen weit zu verbreiten, sei es innerhalb eines Unternehmens als Intranet, um das gesamte Unternehmen oder große Abteilungen zu informieren oder für eine größere Zielgruppe als Extranet. Diese Webseiten sind hauptsächlich für die Veröffentlichung von Nachrichten, unternehmensweiten Ankündigungen, internen Newsletter, Schulungsinhalten und wichtigen HR-Informationen konzipiert. Die Anlage von Kommunikationswebseiten in SharePoint Online kann entweder über das SharePoint Startmenü oder die SharePoint Online Administration erfolgen. Die Freigabe für die Erstellung von Kommunikationswebseiten kann durch einen Administrator auf einen kleinen Personenkreis beschränkt werden, wodurch eine strategische Nutzung der Seiten gewährleistet werden kann.

Teamwebseiten in SharePoint Online hingegen fördern die Zusammenarbeit innerhalb kleinerer Arbeitsgruppen oder Teams und bieten eine Plattform für gemeinsames Arbeiten an Dokumenten, die Planung von Projekten sowie die teaminterne Kommunikation. Die Erstellung von Teamwebseiten kann auf drei verschiedene Arten erfolgen: über das SharePoint Startmenü, die SharePoint Online Administration oder die Anwendung Microsoft Teams.

Kommunikationswebseiten werden eingesetzt für:

• Unternehmensweite Ankündigungen (Intranet), interne Newsletter, Schulungsinhalte, HR-Informationen, uvm.
• Zielgruppe: Gesamtes Unternehmen oder große Abteilungen

Teamwebseiten werden eingesetzt für:

• Projektmanagement, Team-Kollaboration, gemeinsames Arbeiten an Dokumenten, Projekte mit externen Beteiligten
• Zielgruppe: Projektteams, Abteilungen, spezielle Arbeitsgruppen (auch mit externen)

Bei Kommunikationswebseiten werden keine Microsoft 365 Gruppen im Hintergrund erstellt. SharePoint erstellt lediglich die Seitenstruktur, sodass es dem Benutzer ermöglicht wird, Inhaltsseiten und Webparts hinzuzufügen, um Informationen darzustellen. Im Gegensatz dazu wird beim Erstellen von Teamwebseiten automatisch im Hintergrund eine Microsoft 365 Gruppe angelegt. Diese umfasst unter anderem ein gemeinsames Postfach (Exchange Online) und einen Kalender.

Ausnahme: Innerhalb von Microsoft 365 gibt es kleinere Szenarien, in denen trotz Teamwebseite keine Microsoft 365 Gruppe angelegt wird. Zum Beispiel bei der Erstellung eines „privaten“ Kanals innerhalb eines Microsoft Teams Team. Bei deren Erstellung wird automatisch eine Teamwebseite im Hintergrund angelegt, jedoch ohne Microsoft 365 Gruppe ausgerollt. Das hat zur Folge, dass Anwendungen wie Planner nicht über den Kanal erstellt werden können.

Der Fokus liegt bei Kommunikationswebseiten mehr auf dem Design als auf den Funktionen. Große Bilder, umfangreiche Textblöcke und vielseitige Webparts zur Informationsdarstellung können dank der vorhandenen Layouts auf einer Seite dargestellt werden.

Bei der Teamwebseite liegt der Fokus auf funktionalem Design für optimale Zusammenarbeit. Die Layouts sind eher einfach gestaltet, um eine schnelle Navigation und den Zugriff auf Werkzeuge wie Dokumentenbibliotheken, Listen und Kommunikationsmittel zu erleichtern.

Bei beiden Seitenarten findet die Vergabe von Berechtigungen über die Webseitenberechtigungen statt: Die Berechtigungen von Kommunikationswebseiten sind standardmäßig weniger restriktiv und in der Regel auf Leseberechtigungen für breite Benutzergruppen ausgelegt. Editorrechte werden dabei häufig auf wenige Personen beschränkt. Teamwebseiten enthalten granulare, auf Zusammenarbeit abgestimmte Berechtigungen. Die Mitglieder haben oftmals umfangreiche Bearbeitungsrechte, während die Rechte externer Nutzer eingeschränkt oder ganz ausgeschlossen werden können.

Die Unterscheidung von Kommunikationswebseiten und Teamwebseiten in Microsoft SharePoint ist sinnvoll, da sie unterschiedliche Bedürfnisse und Arbeitsweisen adressieren. Kommunikationswebseiten ermöglichen eine effiziente Verteilung und Präsentation von Informationen, während Teamwebseiten die kollaborative Arbeit in kleineren, fokussierten Gruppen unterstützen.

Als generelle Handlungsempfehlung lassen sich Kommunikationswebseiten am besten für unternehmensweite Ankündigungen und Informationsverteilungen einsetzen. Teamwebseiten sind die richtige Wahl für Projekte und teamorientierte Zusammenarbeit. In speziellen Fällen kann die Kombination beider Seitenarten durch Integration sinnvoll sein, um die Vorteile beider Ansätze zu nutzen.

Die Unterschiede zu kennen und eine geeignete Seitenart für den entsprechenden Anwendungsfall zu wählen, maximiert Ihre Effizienz und Effektivität in der Nutzung von SharePoint Online, denn über die klare Trennung findet ein Endanwender sich besser in den Kontext und sie hilft bei der Minimierung von Fehlern.